Para acessar siga o caminho: Governança & Compliance > Data Mapping > Atividades de Tratamento > Importar

O que é:

Essa documentação explica os campos da planilha modelo de importação das atividades de tratamento (RoPA), e disponibiliza a mesma em CSV e XLSX.

A importação das atividades de tratamento segue a premissa de que o empresa não possui atividades já cadastradas na plataforma. A importação não é otimizada para atualização dos dados já cadastrados anteriormente.

índice:

- 1.1 O que é:
2 Passo a passo:
- 2.1 Arquivos para download:
- 2.2 Antes de preencher:
3 Campos de preenchimentos
- 3.1 Aba: Informações Gerais dos ativos
- 3.2 Aba: Usuários Responsáveis
- 3.3 Aba: Pontos de Coleta
- 3.4 Aba: Dados Pessoais
- 3.5 Aba: Tipos de Titular por Dado Pessoal
- 3.6 Aba: Regulamentações
- 3.7 Aba: Finalidades
- 3.8 Aba: Entidades
- 3.9 Aba: Transições
- 3.10 Aba: Controles
- 3.11 Aba: Tarefas
- 3.12 Aba: Grupos
- 3.13 Aba: Áreas Responsáveis
- 3.14 Aba: Campos Personalizados

Passo a passo:

Para realizar a importação das atividades de tratamento, caso já se tenha um mapeamento das informações e processos de atividades, as mesmas sejam incluídas na planilha conforme o modelo de importação utilizado pela Privacy Tools.

Se ainda não há nenhum mapeamento, recomendamos que você comece a mapeá-las diretamente na plataforma.

Arquivos para download:

Planilha em XLSX:

Antes de preencher:

Abas:

A planilha de importação e dividida em diversas abas, cada uma com uma sessão da plataforma. Não é necessario importar todas as abas, mas por padrão as abas Informações Gerais da Atividade e Pontos de Coleta são obrigatórias.

Cores das colunas:

Por convenção, utilizamos um esquema de cores para sinalizar algumas funções especificas na planilha:

Azul escuro: Estes são campos padrões que geram uma informação na plataforma ou alterar algum permissionamento, por exemplo, o campo Nome da atividade de tratamento irá alterar o o campo de Nome do RoPA.

Azul Claro: Os campos em Azul Claro são códigos que você cria para relacionar informações entre abas. Por padrão recomendamos utilizar campo numéricos, mas não existe uma limitação de caractere. Os códigos criados são inseridos nos campos Roxos com o mesmo código criado.

Roxo: Estes campos recebem um ID para que realize a conexão entre abas da planilha. Normalmente é possivel utilizar mais de um código para relacionar vários itens. Exemplo abaixo

Exemplo de relacionamento de abas:

Nesse exemplo, na aba Dados pessoais, o dado pessoal “Nome Completo” tem ID Interno = 1;

Em outra aba, Tipos de Titular por Dado Pessoal, é possivel no campo Roxo = “ID do dado pessoal”, relacionar um Dado pessoal para um Tipo de titular.

Nesse caso, está sendo relacionado o “Nome completo” com “Cliente” e “Funcionário”. Traduzindo de forma mais legível, é coletado do Cliente e do Funcionário seus Nomes completos.

Campos de preenchimentos

Descrição dos campos:

Separamos em quatro colunas abaixo para que se possa entender melhor cada campo de preenchimento:

Coluna: Nome do campo.
- * irá indicar que o campo é Obrigatório
Descrição: Breve descrição de como preencher o item.
Tipo: Se o campo é preenchimento de Texto livre ou um Seleção
Restrição: Se o campo possui limite de caractere e qual o limite.

Aba: Informações Gerais dos ativos

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código*	Defina um código de identificação para as Atividades de Tratamento a serem listadas.	Texto livre	N/A
Nome*	Informe o nome da Atividade de Tratamento.	Texto livre	Limite máximo 200 caracteres
Descrição	Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações sobre os atividades de tratamento.	Texto livre	N/A
Grupo	Escolha um grupo ao qual essa atividade de tratamento pertence	Seleção	N/A
Área Responsável	Definir uma área responsável ao qual essa atividade pertence	Seleção	Necessário já estar criado na plataforma
Visibilidade*	Defina quem da sua equipe cadastrado em sua conta Privacy Tools poderá visualizar a Atividade de Tratamento: “1” = Pública; ”2” = Somente usuários; ”3” = Somente áreas	Seleção	Caso seja selecionado 2 ou 3, será necessário, obrigatoriamente ter: usuários responsáveis ou áreas responsáveis atreladas na atividade de tratamento.
Tipo da Atividade de Tratamento*	Escolha uma das opções da lista ou crie as suas opções personalizadas através de sua empresa na Privacy Tools em: ^{Configurações > Preferências > Tipos de Ativos/Atividades de Tratamento}	Seleção	Necessário já estar criado na plataforma

Aba: Usuários Responsáveis

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código da atividade	Relaciona a aba com o código da atividade de tratamento.	Texto livre	Necessário ser um código valido, cadastrado na primeira aba
ID Interno	Atribua um ID interno de sua escolha para utilização nesta planilha de importação	Texto livre	N/A
E-Mail	E-mail do usuário responsável	Seleção	Seleção

Aba: Pontos de Coleta

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades*	Relaciona a aba com o código da atividade de tratamento.	Texto livre	Necessário ser um código valido, que foi cadastrado na primeira aba
Nome*	Defina um ponto de coleta, como por exemplo: Aplicativo mobile, Site ou Integração via API.	Texto livre	N/A
Tipo*	Defina como será coletado, E-mail, Banco de dados ou Aplicativo Mobile.	Seleção	Seleção
Website	Informe o site	URL	N/A
Descrição	Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações sobre a coleta.	Texto livre	N/A

Aba: Dados Pessoais

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Informe o código definido na aba "Informações Gerais da Atividade", coluna "A".	Texto livre	Necessário ser um código valido, que foi cadastrado na primeira aba
ID Interno	Esse ID é de uso exclusivo nesta planilha, com o intuito de referenciar e ligar os dados pessoais em outras abas/seções do mapeamento	Texto livre	N/A
Categoria	Escolha uma das opções da lista ou informe uma nova categoria mais adequada para o seu mapeamento. Basta escrever o nome da categoria não existente nas células correspondentes	Seleção	Seleção
Nome do Dado	Para cada linha, deve-se informar somente um dado pessoal. Se em uma Atividade de Tratamento são coletados três dados pessoais, é necessário criar três linhas diferentes, com o mesmo código de Atividade de Tratamento - é através do código que fazemos o vínculo dos dados pessoais com a Atividade de Tratamento.	Texto livre.	Limite máximo 100 caracteres
Dado Sensível?	Definir se este dado é sensível, sim ou não.	Seleção	Sim ou Não.
Descrição	Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações sobre o dado pessoal coletado.	Texto livre	Limite máximo 500 caracteres
Dados de criança ou adolescente?	Selecionar se é criança Sim ou Não.	Seleção	Sim ou Não.
É obrigatório?	Selecionar o tipo.	Seleção	Sim ou Não.
Onde o dado é salvo?	Define onde o dado é salvo no contexto da atividade de tratamento	Texto livre	Limite máximo 200 caracteres
Forma de gravação do dado	0: Não há informação 1: Aberto 2: Criptografado 3: Anonimizado 4: Protegido por senha 5: Protegido por MFA 6: Protegido por certificado digital		Numero de referencia conforme o tipo de gravação.
Limite de acessos na origem	“Sem limitação, todos acessam” “Apenas usuarios autorizados” “Apenas administradores”	Seleção	Numero de referencia conforme o campo.
Auditoria de acesso ao dado	“Sem auditoria” “Todo acesso é auditado”	Seleção	Numero de referencia conforme o campo.
Tipo de dado	“identificado” “Identificável”	Seleção	Numero de referencia conforme o campo.

Aba: Tipos de Titular por Dado Pessoal

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
ID do Dado Pessoal	Preencha este campo com o ID atribuído aos dados pessoais na aba "Dados Pessoais" desta planilha.	Texto livre	N/A
Nome	Escolha uma das opções da lista ou informe uma nova categoria de Titular mais adequada para o seu mapeamento.	Seleção	Seleção
Descrição	Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações sobre o titular de dados pessoais.	Texto livre	N/A

Aba: Regulamentações

Na parte de Regulamentações, você pode adicionar novas regulamentações à plataforma. Ao definir as finalidades de tratamento de dados, essas leis e normas servem como embasamento legal.

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
ID Interno	No campo "ID interno", insira o ID para ser utilizado em vinculações em outras abas.	Texto livre	N/A
Nome	Nome da regulamentação.	Texto livre	N/A
Código	Código para identificação da regulamentação na plataforma. (não confundir com ID interno)	Texto livre	N/A
Idioma	Idioma da Regulamentação: Português Inglês Espanhol Russo Alemão Francês Italiano Polonês Mandarim Árabe Holandês	Seleção	Necessário ser um dos idioma disponível na plataforma.
Ativo?	Se a regulamentação está ativa ou inativa.	Seleção	Ativo / Inativo

Aba: Finalidades

Na aba finalidades, é possível selecionar quais dados serão à elas vinculados. Basta informar o ID do dado cadastrado na coluna ID interna do dado pessoal, os separando por “|”.
Caso desejar selecionar todos os dados, necessário colocar “*” na coluna;

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Informe o código definido na aba "Informações Gerais da Atividade", coluna "A".	Texto livre	Necessário ser um código valido, que foi cadastrado na primeira aba
Descrição	Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações as finalidades.	Texto livre.	N/A
Prazo de Retenção	Definir data fixa, informar prazo em dias, indeterminado e prazo determinado	Seleção	Seleção
Hipótese	Selecione o ambiente regulatório (LGPD ou GDPR) e ao lado a hipótese. É importante destacarmos que a lista de bases legais é feita de uma forma geral.	Seleção	Seleção
ID de Regulamentação	Utilizar a ID atribuída na aba de "Regulamentações"	Texto livre	Sem restrições
Justificativa	Justificativa para escolha dessa hipótese	Texto livre	Sem restrições
Detalhes	Outros detalhes regulatórios	Texto livre	Sem restrições
Tipo de Retenção	Por data, formato dd/mm/aaaa; Quantidade de dias - incluir somente números; Indeterminado;	Seleção	Numero de referencia conforme o tipo da retenção.

Aba: Entidades

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
ID da Entidade	Informar a ID	Texto livre	N/A
Nome da Entidade	Escreva o nome da Entidade	Texto livre	Limite máximo 200 caracteres
Tipo de Entidade	Selecionar o tipo de Entidade	Seleção	Seleção
País	Informe o nome do país na língua Inglesa	Seleção	Seleção
E-Mail	Informar o e-mail	Texto livre	Limite máximo 200 caracteres
Telefone	Informar o telefone	Texto livre	Limite máximo 200 caracteres
Responsável	Selecionar o responsável	Seleção	Usuario deve estar cadastrado na plataforma
Agente de Tratamento	Informar o tipo de agente de tratamento	Seleção	Tipo deve estar cadastrado na plataforma
Ativo?	Informe se é ativo Sim ou Não	Seleção	Sim ou Não

Aba: Transições

É possível:
1) nas colunas ID da entidade de origem e ID da entidade de destino, fazer associação n:n, separando as ID das entidades por “|”. Se colocadas 2 entidades origem e uma destino, por exemplo, serão criadas duas transições, com a mesma entidade de destino e cada uma com uma entidade de origem diferente;

2) na coluna ID interna do dado pessoal, é possível selecionar quais dados serão vinculados nas transições. Basta informar o ID do dado cadastrado na coluna ID interna do dado pessoal, os separando por “|”.
Caso desejar selecionar todos os dados, necessário colocar “*” na coluna;

Aba: Controles

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Código atividade de tratamento	Texto livre	Necessário ser um código valido, que foi cadastrado na primeira aba
Medidas	Medidas para transferência internacional	Texto livre	N/A
Nível de conformidade adequado?	Informar se existe nível de conformidade	Seleção	Sim ou Não
Contrato com operadores?	Informar se existe contrato com outras operadoras	Seleção	Sim ou Não
Plano de Remoção de Dados	Descrever o plano de remoção de dados	Texto livre	N/A
Impacto da remoção	Descrever o impacto desta remoção	Texto livre	N/A
Remoção automática?	Informar se deve ocorrer remoção automática	Seleção	Sim ou Não
Existem leis que impedem remoção?	Informar se existem leis que impedem a remoção	Seleção	Sim ou Não
Critérios	Descreva os critérios com mais detalhes	Texto livre	N/A
Comentários	Descreva algum comentário sobre os controles	Texto livre	N/A
Outra regulamentação aplicável	Informar se existe outra regulamentação	Seleção	Sim ou Não
Observações adicionais sobre a remoção	Descreva uma observação adicional	Texto livre	N/A

Aba: Tarefas

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Código atividade de tratamento	Texto livre	Necessário ser um código valido, que foi cadastrado na primeira aba
Titulo	Nome do titulo	Texto livre	N/A
Tag	Informe a tag das tarefas
Descrição	Informe a descrição da tarefa	Texto livre	N/A
Criado Em	Data de criação	Tipo Data	N/A
Prazo	Prazo de conclusão da tarefa	Tipo Data	N/A
Nível de Conclusão	Informar o nível de conclusão

Aba: Grupos

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição

Coluna

Descrição

Tipo

Restrição

ID Interno

Código do ID

Texto livre

N/A

Nome

Informar o nome dos ativos