Pedidos dos Titulares

Rotina para a pesquisa e tratativa dos pedidos dos titulares bem como configuração do workflow para automações.

Clicar no menu Privacidade → Direitos do Titular → Solicitações:

Ao acessar a tela, o sistema faz uma busca e caso encontre resultados de acordo com o filtro pré-estabelecido, mostra o resultado. Ainda nessa mesma tela, temos a opção de ‘Mais filtros’, que possibilita uma busca mais refinada (CPF, responsável pelo pedido, entre outros):

Além dos pedidos que chegam através do portal e do formulário do DSAR, alguns titulares podem exercer seus direitos por outros canais de comunicação como e-mail, telefone entre outros. Para este tipo de registro/atendimento, a plataforma conta com a possibilidade de um registro interno. Para isso, na mesma tela clique em ‘Registrar novo pedido’:

O sistema vai acessar a opção de Formulário DSAR interno:

Agora, basta o operador preencher devidamente os dados conforme o contato feito e registrar a demanda.

Após clicar em ‘Enviar’, o sistema retorna com a mensagem de confirmação e instruções:

A confirmação da solicitação deverá ser feita no e-mail informado ao preencher o formulário.

Após clicar em confirmar, o pedido já aparece na tela de pedido dos titulares:

Definindo um prazo limite para o atendimento do pedido

Selecione o pedido. Ao acessar, temos:

Após definir a data, clique em voltar.

No portal do titular:

Definindo um ou mais responsáveis pelo pedido

Selecione o pedido:

Ao clicar no pedido, temos seus detalhes. Clique em ‘definir responsáveis’:

Selecione o responsável. Detalhe que na mesma tela de seleção, é possível definir mais de um responsável:

Ao clicar em ‘Salvar’, temos:

Inserindo anotações

Caso exista a necessidade de troca de mensagens entre operadores de modo interno, o sistema disponibiliza a opção de ‘Inserir anotação’, onde as mensagens ali inseridas não aparecem para o titular do dado:

No portal:

Após finalizar pelo próprio titular:

Na plataforma Privacy:

Gestão de tarefas

O que é?
Uma tarefa é uma atividade que pode ser vinculada com:
• Incidentes
• Ativos
• Atendimentos de titulares
• Plano de ação genérico
As tarefas do plano de ação já existiam (kambam) mas elas não tinham vínculo com incidentes, ativos e atendimentos.
Cenário de uso: Chegou um pedido de titular e o responsável decide pedir para a área de marketing
remover o dado do titular da sua base. Como ele faz esse pedido de modo que fique tudo
documentado? Ele cria uma tarefa para o responsável que vai executar a tarefa e notificar a
conclusão,

Na tela de pedidos, selecione um pedido. Mais abaixo, seleciona a aba tarefas para fazer:

Clique em ‘Adicionar’ para incluir uma nova tarefa/escalonar a atividade:

Preencher conforme a necessidade. Em seguida, clicar em ‘Salvar’:

Feito isso, temos:

Rejeitando um Pedido de DSAR

Ao receber uma solicitação de DSAR, você pode rejeitá-la, porém precisa dar ao titular uma justificativa para isso.

As vezes pode ocorrer do titular fazer uma solicitação de outra coisa, um boleto para pagamento por exemplo, dentro do formulário de DSAR, o que explica uma rejeição de pedido.

Acessando Direitos do Titular > Solicitações:

Abrindo a solicitação você tem a possibilidade de “Rejeitar” o pedido:

Clicando no botão de rejeitar pedido, solicitará uma segunda confirmação:

Logo em seguida aparecerá a justificativa que o titular receberá por e-mail

Depois de preencher a justificativa aguarde aparecer a mensagem:

O status do pedido será alterado para “Rejeitado“:

E caso você clique para abrir, aparecerão os registros feitos:

Adicionando e trocando categoria de solicitação

Você pode criar novas categorias de solicitações para o seu formulário DSAR ficar personalizado exatamente do jeito que desejar.

Para isso, vá em: Configurações >> Preferências >> Adicionar.

Logo em seguida, haverá os seguintes campos para serem configurados.

• Nome: Será preenchido o nome da nova categoria da solicitação. No exemplo foi usado o nome “Divulgação de dados”;

• Código:

• Idioma: É possível selecionar o idioma conforme o idioma do DSAR. As opções são:

  • Português;

  • Inglês;

  • Espanhol;

  • Russo.

• Situação: Há duas situações para as categorias de solicitação. São elas:

  • Ativo: A categoria estará disponível no formulário DSAR;

  • Inativo: A categoria estará salva na plataforma, porém não estará disponível para ser selecionada no formulário DSAR.

• Limite de dias: É o tempo limite para responder os pedidos dessa categoria. Caso coloque -1 não haverá limite para ser respondido.

• Responsáveis por este pedido: É o usuário encarregado de responder todas as solicitações feitas para esta categoria. Pode haver mais de um usuário responsável. Caso não coloque nenhum, todos os usuários poderão fazer ações nessas solicitações.

• Ordem: É a ordem em que essa categoria aparecerá na hora de selecionar as categorias dentro do formulário DSAR. Colocando 1, aparecerá na ordem alfabética.

• Permite receber pedidos?: Se a categoria puder receber solicitações, você deve selecionar a opção sim, do contrário, selecione não.

• Permite resposta automática: Caso deseje que o titular de dados receba uma resposta automática que você pode personalizar, selecione a opção sim, do contrário, selecione não.

Após configurar os campos e salvar, você verá que a nova categoria cadastrada, já estará em vigor na plataforma. Podendo verificar também se está ativa ou inativa a categoria.

Se estiver ativa, a nova categoria estará disponível no seu formulário DSAR como na imagem acima.

Caso o titular tenha aberto uma solicitação com uma categoria que não se encaixa no pedido, você pode altera-la também. Dentro do pedido basta ir em categoria e clicar no ícone do lápis.

Logo após irá aparecer todas as categorias disponíveis para que você possa atualizar e ter todas as solicitações com as categorias corretas.