Rotina para a pesquisa e tratativa dos pedidos dos titulares bem como configuração do workflow para automações.
Clicar no menu Privacidade → Direitos do Titular → Solicitações:
Ao acessar a tela, o sistema faz uma busca e caso encontre resultados de acordo com o filtro pré-estabelecido, mostra o resultado. Ainda nessa mesma tela, temos a opção de ‘Mais filtros’, que possibilita uma busca mais refinada (CPF, responsável pelo pedido, entre outros):
Além dos pedidos que chegam através do portal e do formulário do DSAR, alguns titulares podem exercer seus direitos por outros canais de comunicação como e-mail, telefone entre outros. Para este tipo de registro/atendimento, a plataforma conta com a possibilidade de um registro interno. Para isso, na mesma tela clique em ‘Registrar novo pedido’:
O sistema vai acessar a opção de Formulário DSAR interno:
Agora, basta o operador preencher devidamente os dados conforme o contato feito e registrar a demanda.
Após clicar em ‘Enviar’, o sistema retorna com a mensagem de confirmação e instruções:
A confirmação da solicitação deverá ser feita no e-mail informado ao preencher o formulário.
Após clicar em confirmar, o pedido já aparece na tela de pedido dos titulares:
Definindo um prazo limite para o atendimento do pedido
Selecione o pedido. Ao acessar, temos:
Após definir a data, clique em voltar.
No portal do titular:
Definindo um ou mais responsáveis pelo pedido
Selecione o pedido:
Ao clicar no pedido, temos seus detalhes. Clique em ‘definir responsáveis’:
Selecione o responsável. Detalhe que na mesma tela de seleção, é possível definir mais de um responsável:
Ao clicar em ‘Salvar’, temos:
Inserindo anotações
Caso exista a necessidade de troca de mensagens entre operadores de modo interno, o sistema disponibiliza a opção de ‘Inserir anotação’, onde as mensagens ali inseridas não aparecem para o titular do dado:
Dentro do portal da privacidade, é possível o próprio titular encerrar a solicitação em aberto
No portal:
Após finalizar pelo próprio titular:
Na plataforma Privacy:
Quando um pedido está no intervalo de 48h para expiração, o sistema encaminha um e-mail para o responsável deste, com uma notificação. Caso não exista um responsável direto, o sistema encaminha a notificação respeitando a seguinte sequência:
a) Responsáveis pelo pedido - caso não tenha um responsável;
b) Responsáveis pelo tipo de direito do pedido - caso não tenha;
c) Usuário master da conta.
Gestão de tarefas
O que é?
Uma tarefa é uma atividade que pode ser vinculada com:
• Incidentes
• Ativos
• Atendimentos de titulares
• Plano de ação genérico
As tarefas do plano de ação já existiam (kambam) mas elas não tinham vínculo com incidentes, ativos e atendimentos.
Cenário de uso: Chegou um pedido de titular e o responsável decide pedir para a área de marketing
remover o dado do titular da sua base. Como ele faz esse pedido de modo que fique tudo
documentado? Ele cria uma tarefa para o responsável que vai executar a tarefa e notificar a
conclusão,
Na tela de pedidos, selecione um pedido. Mais abaixo, seleciona a aba tarefas para fazer:
Clique em ‘Adicionar’ para incluir uma nova tarefa/escalonar a atividade:
Preencher conforme a necessidade. Em seguida, clicar em ‘Salvar’:
Feito isso, temos:
Rejeitando um Pedido de DSAR
Ao receber uma solicitação de DSAR, você pode rejeitá-la, porém precisa dar ao titular uma justificativa para isso.
As vezes pode ocorrer do titular fazer uma solicitação de outra coisa, um boleto para pagamento por exemplo, dentro do formulário de DSAR, o que explica uma rejeição de pedido.
Acessando Direitos do Titular > Solicitações:
Abrindo a solicitação você tem a possibilidade de “Rejeitar” o pedido:
Clicando no botão de rejeitar pedido, solicitará uma segunda confirmação:
Logo em seguida aparecerá a justificativa que o titular receberá por e-mail
Depois de preencher a justificativa aguarde aparecer a mensagem:
O status do pedido será alterado para “Rejeitado“:
E caso você clique para abrir, aparecerão os registros feitos:
