Crie avaliações e teste o conhecimento dos seus colaboradores e fornecedores com o módulo Avaliações.
Tenha controle total de quantas avaliações foram criadas, quantas foram respondidas, quantas ainda estão pendentes e quantas estão sendo corrigidas e avaliadas pelo DPO.
Utilize um dos modelos já prontos dentro da plataforma como o modelo “DPIA” ou crie uma avaliação personalizada totalmente do zero.
Acessando a funcionalidade
Em “Governança & Compliance” clique em “Diagnósticos” e logo em seguida em “Avaliações”.
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Clique no botão azul “Criar avaliação”:
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Escolha um dos modelos já existentes ou que foram criados pelos usuários dentro da plataforma. Para criar um modelo siga a documentação Modelos.
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Dê o título para saber sobre qual assunto será abordado na avaliação(Obrigatório) e logo em seguida selecione o fornecedor principal caso a avaliação seja enviada para um fornecedor (Não é obrigatório).
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Modelo - Selecione o modelo criado para mostrar os diagnósticos.
Titulo - Especifique sobre qual assunto se trata a avaliação.
Fornecedor principal - (Não é obrigatório) Caso haja um fornecedor especifico para mandar a avaliação.
Adicionar Avaliador - Adicione um usuário interno da empresa para receber a avaliação para avaliar.
Adicionar DPO - Selecione o DPO que vai tomar as decisão sobre as respostas. Ao selecionar o DPO / Encarregado, é disparado um e-mail ao mesmo notificando sobre a atribuição aquela avaliação.
Descrição - Neste campo você pode detalhar sobre o que se trata a avaliação ou adicionar informações relevantes sobre a mesma.
Após clicar no botão “salvar”, a opção “enviar” estará habilitada para ser realizado o envio da avaliação. Isso serve como um fator extra de segurança para você não fazer o envio antes de ter certeza de que a avaliação está salva na sua plataforma.
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Após envio, vai abrir o Envio de avaliação - Formulário de fornecedores, na opção Usuário internos pode escolher um usuário marcando o checkbox do lado, depois clicando em “enviar”
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Usuário externos, Pode escolher um usuário marcando o checkbox do lado, depois clicando em “enviar”
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| Info |
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Usuário externos, não tem acesso a plataforma, mas tem acesso a finalidades como: formulários, fornecedores, entidades. |
Fornecedores Caso o usuário tenha alguma empresa que deseja enviar, haverá duas opção a primeira seria marcando diretamente o checkbox da empresa que deseja e a segunda seria marcando na opção “Enviar para todos Fornecedores”. Se houver muitos fornecedores poderá “buscar” a empresa que deseja inserindo o nome e Email.
Clicando em “enviar”, vai enviar o formulário para a empresa desejada(s).
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Entidades tem a opção de poder enviar o formulário para todos ou para apenas uma entidade, escolhendo o checkbox que deseja marcar, ou inserindo os dados para “buscar” a empresa que deseja.
Clicando em “enviar”, encaminha o formulário para a entidade desejada.
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Em voltar temos:
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| Info |
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Importante lembrar, que a avaliação terá a sua situação “Completo”, apenas quando todos que forem designados, responderem a avaliação. Caso o contrário, ficara como “Encaminhado” a situação da avaliação. |
Ao lado de todas as avaliações aparecerão os seguintes botões:
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Respostas
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Arquivar Avaliação
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Enviar avaliação
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Apagar Avaliação
Respostas: Você visualiza os status de cada destinatário referente a avaliação.
Arquivar avaliação: Caso queira arquivar as informações.
Enviar avaliação: encaminhar a avaliação para outros destinatários.
Apagar avaliação: Fazer a exclusão da avaliação da plataforma.
Exportar Avaliações Concluídas em PDF
Após a conclusão da avaliação, é possível exportar a avaliação concluída no formato de PDF, conforme a imagem abaixo:
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Podemos exportar o PDF em duas formas:
Gerar PDF completo
Gerar PDF simplificado
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| Panel | ||||||||
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Para acessar siga o caminho: |
Essa documentação demonstra a criação de avaliações de privacidade por meio dos modelos criados anteriormente.
Índice:
| Table of Contents | ||||||||||||
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Visualização da página inicial:
Na página inicial é demonstrado uma lista das Avaliações já criadas, indicando o numero de envios por cada situação, sendo as situações: Em andamento, Aguardando Av., Concluídas e Expiradas:
| Info |
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O numero indica o numero de envios em um status, nesse exemplo acima há dois envios “Em Andamento”, um envio em “Aguardando Av.” e três envios como “Concluídas”. |
Utilizando Filtros:
É possivel filtrar avaliações no ícone de filtro (
) conforme os campos:
Datas de criação: início e fim do período de criação do conjunto de avaliações.
Nome da avaliação.
Descrição.
Tipo de Cálculo: Média ou Subtração.
Avaliador: Usuario indicado para avaliador do conjunto de avaliações durante a criação.
Status: Situação atual da avaliação.
Modelos: Modelo utilizado na criação na avaliação.
Pode se aplicar múltiplos filtros para obter um resultado mais granular da lista de avaliações.
Criação da avaliação:
Durante a criação da Avaliação nós temos os registros de:
Dados Pessoais:
Nome: Nome dado a avaliação.
Descrição: Descrição da avaliação.
Modelo: Escolher o Modelo de Avaliação criado anteriormente.
Tipo de avaliação e Responsáveis:
Tipo de avaliação: A avaliação padrão é enviada através da plataforma de forma imediata ou agendada. As avaliações do tipo "Portal de Autoatendimento" ficarão disponíveis lá e não poderão ser agendadas.
Avaliadores: Aqueles que poderão avaliar formulario após o preenchimento, gerando a nota da avaliação conforme as respostas, podendo assimilar as opções escolhidas pelo usuário que realizou a avaliação a uma pontuação.
DPO: Consegue realizar a revisão das pontuações definidas pelo avaliador na etapa anterior.
Opcionais:
Recorrência: A cada X dias que você escolher, a avaliação será reenviada automaticamente. Pode ser mantida em 0 caso não haja Recorrência.
Definição de Prazos: Define o prazo em dias de quanto tempo a avaliação tem para ser respondida. Pode ser mantida em 0 caso não haja prazo.
Vincular: É possível atribuir a avaliação a um Fornecedor e/ou Atividade de Tratamento.
Realizando o envio da Avaliação:
Após realizar as configurações de um conjunto avaliativo, você pode realizar o envio efetivo de um formulario na aba Envios, utilizando a opção de “+ Envio”:
Antes de realizar o envio, é possivel definir algumas configuração que só serão ativas nos usuarios e fornecedores efetivados nesse respectivo envio, sendo elas:
Recorrência: Ao definir esse envio como recorrente, quando o prazo definido nas configurações da avaliação for alcançado, a avaliação será reenviada automaticamente aos responsáveis.
Notificação por e-mail: Ao desabilitar esta opção, os responsáveis não receberão notificações por e-mail sobre o andamento da avaliação.
Permitir a visualização das avaliações apenas para os responsáveis: Ao habilitar essa opção, somente os responsáveis pela avaliação terão acesso. Caso contrário, apenas usuários com acesso à plataforma e ao módulo de diagnósticos poderão visualizá-la.
É possível decidir uma data predeterminada para a avaliação ser enviada:
Na seção de Usuários Internos e Externos é onde serão selecionados os usuários para quem serão enviados as avaliações.
Acessos internos: São usuarios cadastrados na plataforma, como por exemplo, um colaborador do time de privacidade da empresa. É possível adicionar novos usuários internos em Configurações > Meus Acessos.
Acessos externos: São agentes que não possuem acesso a plataforma, e que apenas receberão por email a avaliação para preenchimento, sendo por exemplo, o email de um DPO externo que precisa preencher uma avaliação. (essa opção não cria um acesso a plataforma, apenas permite o preenchimento da avaliação)
Também é possível enviar avaliações diretamente para fornecedores e entidades criadas na plataforma, utilizando o respectivo email em seus cadastros. Realizando a seleção de um ou mais emails para envio, basta finalizar o envio na opção Salvar.
Fluxo de avaliações enviadas
As avaliações seguem um fluxo com base no seu Status atual, sendo os possíveis status:
Enviada: Após o envio da avaliação ela será mantida nesse status inicial, até que o respondente a acesse para o preenchimento.
Em preenchimento: Após o acesso do usuario na avaliação, a mesma será mantida Em preenchimento até a finalização da avaliação pelo respondente,
Em revisão: Recebendo as respostas das avaliações, os avaliadores terão acesso para avaliar e pontuar cada resposta com base no nível de maturidade disponível para cada questão no modelo.
Em revisão (DPO): Finalizada a revisão pelos avaliadores, a mesma é enviada para revisão final pelo DPO cadastrado nas configurações.
Concluída: Após a Finalização da revisão pelo DPO, a avaliação desse usuario é concluída.
Expirada: Em caso de se utilizar configurações de prazos para as avaliações, caso seja quebrado o prazo definido, a avaliação entra em status de expiração.
Avaliações concluídas:
Após o DPO avaliar, a avaliação será concluída e terá sua pontuação exibida na coluna “Pontuação”, sendo baseada no tipo de calculo definido pelo modelo:
