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Ao acessar a tela, o sistema faz uma busca e caso encontre resultados de acordo com conforme o filtro pré-estabelecido, mostra o resultado. Ainda nessa mesma tela, temos a opção de ‘Mais filtros’, que possibilita uma busca mais refinada (CPF, responsável pelo pedido, entre outros):

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Além dos pedidos que chegam através do portal e do formulário do DSAR, alguns titulares podem exercer seus direitos por outros canais de comunicação como e-mail, telefone, entre outros. Para este tipo de registro/atendimento, a plataforma conta com a possibilidade de um registro interno. Para isso, na mesma tela clique em ‘Registrar novo pedido’:

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Após clicar em confirmar, o pedido já aparece na tela de pedido dos titulares:

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Definindo um prazo limite para o atendimento do pedido.

Selecione o pedido. Ao acessar, temos:

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Ao passar o mouse por cima do prazo estimado de um pedido, o mesmo informará quantos dias resta até o fim do prazo.

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No portal do titular:

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Definindo necessidade de solicitar anexos ao cliente.

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A solicitação é recebida na plataforma e o responsável verifica que está em falta um documento necessário. Ao lado do botão de responder a à solicitação, uma nova opção para enviar a resposta com o link para o portal da privacidade.
Essa resposta será enviada com o template modelo de email e-mail elaborado contendo o link para a solicitação dentro do no portal da privacidade.

O titular recebe o email e-mail com o acesso ao portal para acessar a página da solicitação, nesta página, pode visualizar as respostas do responsável pela solicitação e enviar suas próprias mensagens, incluindo adicionar os anexos solicitados.

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Ao clicar em ‘Salvar’, temos:

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Inserindo anotações:

Caso exista a necessidade de troca de mensagens entre operadores de modo internointernamente, o sistema disponibiliza a opção de ‘Inserir anotação’, onde as mensagens ali inseridas não aparecem para o titular do dado:

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No portal:

Após finalizar pelo próprio titular:

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Na plataforma Privacy:

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Fluxo de trabalho:

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Crie modelos de Planos de Ação customizados, para que, assim que uma solicitação de titular que preencha os requisitos das customizações ingresse, os responsáveis pelas atividades geradas nesses planos recebam automaticamente um e-mail os comunicando para cumpri-las.

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Nesta temos os seguintes campos para preenchimento:

• Nome: Nome do plano que será criado.

• Tipos de direito: Tipos de direito que são aceitáveis para a criação deste plano de ação.

• Tipo de titular: Tipos de titular que são aceitáveis para a criação deste plano de ação.

• Idioma: O idioma que o Dsar DSAR foi criado para criação do plano de ação.

• Websites : Qual website o Dsar DSAR deve ser para criação do plano de ação.

• Habilitar para o portal da privacidade: Este esta flag quando acionado acionada permite a criação de planos de ação por Dsar DSAR criados pelo portal.

Após preencher os campos e salvar, o sistema lhe direcionará para criar o plano de ação.

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Gestão de tarefas:

O que é?
Uma tarefa é uma atividade que pode ser vinculada com:

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As tarefas do plano de ação já existiam (kambam) mas elas não tinham vínculo com incidentes, ativos e atendimentos.
Cenário de uso: Chegou um pedido de titular e o responsável decide pedir para a área de marketing
remover o dado do titular da sua base. Como ele faz esse pedido de modo que fique tudo
documentado? Ele cria uma tarefa para o responsável que vai executar executará a tarefa e notificar a
conclusão,.

Na tela de pedidos, selecione um pedido. Mais abaixo, seleciona a aba tarefas para fazer:

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Para acessar a funcionalidade clique em “Tarefas para fazer” dentro da na solicitação desejada e em seguida em “Refinar Resposta”.

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Na próxima tela você poderá colocar as suas conclusões e os seus colaboradores também, deixando toda a informação centralizada. Todos os anexos, que forem adicionados na tarefa para fazer estarão disponíveis no mesmo local, clicando em “Anexos Levantados”.

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Agora que a resposta está salva com os anexos e toda a informação centralizada, é só escolher em “Respostas Padrões” a sua resposta personalizada salva e em seguida clicar em “Responder”.

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Rejeitando um Pedido de DSAR:

Ao receber uma solicitação de DSAR, você pode rejeitá-la, porém, precisa dar ao titular uma justificativa para isso.

As Às vezes pode ocorrer do titular fazer uma solicitação de outra coisa, um boleto para pagamento, por exemplo, dentro do no formulário de DSAR, o que explica explicando uma rejeição de pedido.

Acessando Direitos do Titular > Solicitações:

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Logo em seguida aparecerá a justificativa que o titular receberá por e-mail.

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Depois de preencher a justificativa aguarde aparecer a mensagem:

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E caso você clique para abrir, aparecerão os registros feitos:

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Adicionando e trocando categoria de solicitação.

Você pode criar novas categorias de solicitações para o seu formulário DSAR ficar personalizado exatamente do jeito que desejar.

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• Nome: Será preenchido o nome da nova categoria da solicitação. No exemplo foi usado o nome “Divulgação de dados”;

• Código:

• Idioma: É possível selecionar o idioma conforme o idioma do DSAR. As opções são:

  • Português;

  • Inglês;

  • Espanhol;

  • Russo.

  • Alemão.

  • Francês.

  • Italiano.

  • Polonês.

  • Mandarim.

• Situação: Há duas situações para as categorias de solicitação. São elas:

  • Ativo: A categoria estará disponível no formulário DSAR;

  • Inativo: A categoria estará salva na plataforma, porém não estará disponível para ser selecionada no formulário DSAR.

• Limite de dias: É o tempo limite para responder os pedidos dessa categoria. Caso coloque -1 não haverá limite para ser respondido.

• Responsáveis por este pedido: É o usuário encarregado de responder todas as solicitações feitas para esta categoria. Pode haver mais de um usuário responsável. Caso não coloque nenhum, todos os usuários poderão fazer ações nessas solicitações.

• Ordem: É a ordem em que essa categoria aparecerá na hora de selecionar as categorias dentro do no formulário DSAR. Colocando 1, aparecerá na ordem alfabética.

• Permite receber pedidos?: Se a categoria puder receber solicitações, você deve selecionar a opção, sim, do contrário, selecione não.

• Permite resposta automática: Caso deseje que o titular de dados receba uma resposta automática que você pode personalizar, selecione a opção, sim, do contrário, selecione não.

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Caso o titular tenha aberto uma solicitação com uma categoria que não se encaixa no pedido, você pode alteraalterá-la também. Dentro do No pedido basta ir em categoria e clicar no ícone do lápis.

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Clicando em auditoria, as informações de todas as alterações da solicitação aparecerão. Clicando no botão “Download CSV”, será gerada uma planilha no formato .csv CSV e o download iniciará imediatamente.

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Para fazer este processo, o caminho é o seguinte: Privacidade >> Direitos do titular >> Solicitações >> Selecione a solicitação que deseja reprocessar. Ela pode estar em qualquer situação, (Processada, Rejeitada, Em automação, Finalizada).

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Ao dar o ok, o usuário que era responsável pela fase do término do pedido será removido, pois o pedido estará de volta à fase inicial. Além disso, poderá ser alterado o “Prazo para atendimento” para atualizar a data máxima para o atendimento. Note também que a “Situação” teve alteração no exemplo. Como foi utilizada uma conta em que a automação está configurada, o pedido volta para o estado de automação.

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