Para acessar siga o caminho: Governança & Compliance > Data Mapping > Atividades de Tratamento > Importar

O que é:

Essa documentação explica os campos da planilha modelo de importação das atividades de tratamento (RoPA), e disponibiliza a mesma em CSV e XLSX.

A importação das atividades de tratamento segue a premissa de que o empresa não possui atividades já cadastradas na plataforma. A importação não é otimizada para atualização dos dados já cadastrados anteriormente.

índice:

Passo a passo:

Para realizar a importação das atividades de tratamento, caso já se tenha um mapeamento das informações e processos de atividades, as mesmas sejam incluídas na planilha conforme o modelo de importação utilizado pela Privacy Tools.

Se ainda não há nenhum mapeamento, recomendamos que você comece a mapeá-las diretamente na plataforma.

Arquivos para download:

Planilha em CSV:

Planilha em XLSX:

Antes de preencher:

Abas:

A planilha de importação e dividida em diversas abas, cada uma com uma sessão da plataforma. Não é necessario importar todas as abas, mas por padrão as abas Informações Gerais da Atividade e Pontos de Coleta são obrigatórias.

Cores das colunas:

Por convenção, utilizamos um esquema de cores para sinalizar algumas funções especificas na planilha:

Azul escuro: Estes são campos padrões que geram uma informação na plataforma ou alterar algum permissionamento, por exemplo, o campo Nome da atividade de tratamento irá alterar o o campo de Nome do RoPA.

Azul Claro: Os campos em Azul Claro são códigos que você cria para relacionar informações entre abas. Por padrão recomendamos utilizar campo numéricos, mas não existe uma limitação de caractere. Os códigos criados são inseridos nos campos Roxos com o mesmo código criado.

Roxo: Estes campos recebem um ID para que realize a conexão entre abas da planilha. Normalmente é possivel utilizar mais de um código para relacionar vários itens. Exemplo abaixo

Exemplo de relacionamento de abas:

Nesse exemplo, na aba Dados pessoais, o dado pessoal “Nome Completo” tem ID Interno = 1;

Em outra aba, Tipos de Titular por Dado Pessoal, é possivel no campo Roxo = “ID do dado pessoal”, relacionar um Dado pessoal para um Tipo de titular.

Nesse caso, está sendo relacionado o “Nome completo” com “Cliente” e “Funcionário”. Traduzindo de forma mais legível, é coletado do Cliente e do Funcionário seus Nomes completos.

Campos de preenchimentos

Descrição dos campos:

Separamos em quatro colunas abaixo para que se possa entender melhor cada campo de preenchimento:

Coluna: Nome do campo.
Descrição: Breve descrição de como preencher o item.
Tipo: Se o campo é preenchimento de Texto livre ou um Select.
Restrição: Se o campo possui limite de caractere e qual o limite.

Aba: Informações Gerais dos ativos

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código	Defina um código de identificação para as Atividades de Tratamento a serem listadas.	Texto livre	Sem restrição
Nome	Informe o nome da Atividade de Tratamento. Ex: Processo seletivo para contratação de colaboradores para o setor de Desenvolvimento	Texto livre	Limite max. 200c
Descrição	Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações sobre os atividades de tratamento.	Texto livre	Sem restrição
Grupo	Escolha um grupo ao qual essa atividade de tratamento pertence	Select.	Select.
Área Responsável	Definir uma aerea responsável ao qual essa atividade pertence	Select.	Select.
Visibilidade	Defina quem da sua equipe cadastrado em sua conta Privacy Tools poderá visualizar a Atividade de Tratamento:1 - Pública; 2- Somente usuários; 3- Somente áreas OBS: caso seja selecionado SOMENTE USUÁRIOS ou SOMENTE ÁREAS, será necessário, obrigatoriamente, ter usuários responsáveis válidos/áreas responsáveis já cadastradas atreladas nas atividades de tratamento.	Select.	Select.
Tipo Ativo/Atividade de Tratamento	Escolha uma das opções da lista ou crie as suas opções personalizadas através de sua empresa na Privacy Tools em Configurações > Preferências > Tipos de Ativos/Atividades de Tratamento Após criados os tipos mais adequados ao seu mapeamento, basta informá-lo neste campo.	Select.	Select.

Aba: Usuários Responsáveis

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código da atividade	Código da atividade de tratamento	Texto livre	Sem restrição
ID Interno	Atribua um ID interno de sua escolha para utilização nesta planilha de importação	Texto livre	Sem restrição
E-Mail	E-mail do usuário responsável	Select.	Select.

Aba: Pontos de Coleta

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Informe o código definido na aba "Informações Gerais da Atividade", coluna "A".	Texto livre	Sem restrição
Nome	Defina um ponto de coleta, como por exemplo: Aplicativo mobile, Site ou Integração via API.	Texto livre	Sem restrição
Tipo	Defina como será coletado, E-mail, Banco de dados ou Aplicativo Mobile.	Select.	Select.
Website	Informe o site	Url do site
Descrição	Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações sobre a coleta.	Texto livre	Sem restrição

Aba: Dados Pessoais

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Informe o código definido na aba "Informações Gerais da Atividade", coluna "A".	Texto livre	Sem restrição
ID Interno	Esse ID é de uso exclusivo nesta planilha, com o intuito de referenciar e ligar os dados pessoais em outras abas/seções do mapeamento	Texto livre	Sem restrição
Categoria	Escolha uma das opções da lista ou informe uma nova categoria mais adequada para o seu mapeamento. Basta escrever o nome da categoria não existente nas células correspondentes	Select.	Select.
Nome do Dado	Para cada linha, deve-se informar somente um dado pessoal. Se em uma Atividade de Tratamento são coletados três dados pessoais, é necessário criar três linhas diferentes, com o mesmo código de Atividade de Tratamento - é através do código que fazemos o vínculo dos dados pessoais com a Atividade de Tratamento.	Texto livre.	Limite max. 100C
Dado Sensível?	Definir se este dado é sensível, sim ou não.	Select.	Sim ou Não.
Descrição	Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações sobre o dado pessoal coletado.	Texto livre	Limite max. 500C
Dados de criança ou adolescente?	Selecionar se é criança Sim ou Não.	Select	Sim ou Não.
É obrigatório?	Selecionar o tipo	Select	Sim ou Não.
Onde o dado é salvo?
Forma de gravação do dado	0: Não há informação 1: Aberto 2: Criptografado 3: Anonimizado 4: Protegido por senha 5: Protegido por MFA 6: Protegido por certificado digital
Limite de acessos na origem
Auditoria de acesso ao dado
Tipo de dado

Aba: Tipos de Titular por Dado Pessoal

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
ID do Dado Pessoal	Preencha este campo com o ID atribuído aos dados pessoais na aba "Dados Pessoais" desta planilha.	Texto livre	Sem restrição
Nome	Escolha uma das opções da lista ou informe uma nova categoria de Titular mais adequada para o seu mapeamento.	Select…	Select.
Descrição	Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações sobre o titular de dados pessoais.	Texto livre	Sem restrição

Aba: Regulamentações

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição

Aba: Finalidades

na aba finalidades, é possível selecionar quais dados serão à elas vinculados. Basta informar o ID do dado cadastrado na coluna ID interna do dado pessoal, os separando por “|”.
Caso desejar selecionar todos os dados, necessário colocar “*” na coluna;

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Informe o código definido na aba "Informações Gerais da Atividade", coluna "A".	Texto livre	Sem restrição
Descrição	Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações as finalidades.	Texto livre.	Sem restrição
Prazo de Retenção	Definir data fixa, informar prazo em dias, ideterminado e prazo determinado	Select.	Select.
Hipótese	Selecione o ambiente regulatório (LGPD ou GDPR) e ao lado a hipótese. É importante destacarmos que a lista de bases legais é feita de uma forma geral.	Select.	Select.
ID de Regulamentação	Utilizar a ID atribuída na aba de "Regulamentações"	Texto livre	Sem restrições
Justificativa	Justificativa para escolha dessa hipótese	Texto livre	Sem restrições
Detalhes	Outros detalhes regulatórios	Texto livre	Sem restrições
Tipo de Retenção	1 - Por data, formato dd/mm/aaaa; 2- Quantidade de dias - incluir somente números; 3- Indeterminado.

Aba: Entidades

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
ID da Entidade	Informar a ID	Texto livre	Sem restrição
Nome da Entidade	Escreva o nome da Entidade	Texto livre	Limite max. 200C
Tipo de Entidade	Selecionar o tipo de Entidade	Select	Select.
País	Informe o nome do país na língua Inglesa	Select	Select.
E-Mail	Informar o e-mail	Texto livre	Limite max. 200C
Telefone	Informar o telefone	Texto livre	Limite max. 200C
Responsável	Selecionar o responsável	Select
Agente de Tratamento	Informar o tipo de agente de tratamento	Select
Ativo?	Informse se é ativo Sim ou Não	Select	Sim ou Não

Aba: Transições

É possível:
1) nas colunas ID da entidade de origem e ID da entidade de destino, fazer associação n:n, separando as ID das entidades por “|”. Se colocadas 2 entidades origem e uma destino, por exemplo, serão criadas duas transições, com a mesma entidade de destino e cada uma com uma entidade de origem diferente;

2) na coluna ID interna do dado pessoal, é possível selecionar quais dados serão vinculados nas transições. Basta informar o ID do dado cadastrado na coluna ID interna do dado pessoal, os separando por “|”.
Caso desejar selecionar todos os dados, necessário colocar “*” na coluna;

Aba: Controles

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Codigo atividade de tratamento	Texto livre	Sem restrição
Medidas	Medidas para transferência internacional	Texto livre	Sem restrição
Nível de conformidade adequado?	Informar se existe nivel de conformidade	Select	Sim ou Não
Contrato com operadores?	Informar se existe contrato com outras operadoras	Select	Sim ou Não
Plano de Remoção de Dados	Descrever o plano de remoção de dados	Texto livre	Sem restrição
Impacto da remoção	Descrever o impacto desta remoção	Texto livre	Sem restrição
Remoção automática?	Informar se deve ocorrer remoção automatica	Select	Sim ou Não
Existem leis que impedem remoção?	Informar se existem leis que impedem a remoção	Select	Sim ou Não
Critérios	Descreva os critérios com mais detalhes	Texto livre	Sem restrição
Comentários	Descreva algum comentario sobre os controles	Texto livre	Sem restrição
Outra regulamentação aplicável	Informar se existe outra regulamentação	Select	Sim ou Não
Observações adicionais sobre a remoção	Descreva uma observação adicional	Texto livre	Sem restrição

Aba: Riscos

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Codigo atividade de tratamento	Texto livre	Sem restrição
Impacto	Definir o tipo de impacto	Select	Muito baixo, Baixo, Médio, Alto e Muito alto.
Probabilidade	Definir o tipo de probabilidade	Select	Improvável, Pouco provável, Provável e Muito provável
Categoria	Denifir o tipo de categoria	Select
Título	Denfinir o titulo	Texto livre	Sem restrição
Descrição	Descrever o risco	Texto livre	Sem restrição
Risco
Plano
Situação
Data
Aprovador

Aba: Tarefas

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Codigo atividade de tratamento	Texto livre	Sem restrição
Titulo	Nome do titulo	Texto livre	Sem restrição
Tag	Informe a tag das tarefas
Descrição	Informe a descrição da tarefa	Texto livre	Sem restrição
Criado Em	Data de criação	Tipo Data
Prazo	Prazo de conclusão da tarefa	Tipo Data
Nivel de Conclusão	Informar o nivel de conclusão

Aba: Grupos

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
ID Interno	Codigo do ID	Texto livre	Sem restrição
Nome	Informar o nome dos ativos	Texto livre	Sem restrição
Status	Inserir o status

Aba: Áreas Responsáveis

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
ID Interno	Codigo do ID	Texto livre
Nome	Definir o nome da área responsável	Texto livre
Inicias
Ativo?	Definir se é ativo sim ou não	Select	Sim ou Não

Aba: Campos Personalizados

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Código da Atividade de Tratamento	Texto livre	Sem restrição
Label do Campo
Conteúdo

Importação de Atividades de Tratamento