Parte 2 - Conscientização e Publicidade da Privacidade

Nessa segunda parte vamos realizar algumas tarefas com o objetivo de educar o time interno da empresa e também dar publicidade para o público final das ações realizadas pela empresa no que diz respeito a privacidade e proteção de dados.

Ao lado de cada ação colocamos os módulos envolvidos na ação. Verifique se você possui o módulo contratado.

1 - Mapear todos os websites e portais da empresa

Você precisa obter todas as URL’s dos sites da empresa alvo. Caso não tenha todos em mãos desde o princípio, escolha algum para iniciar o trabalho e depois repita a operação. Cadastre o website no menu de “Websites” e verifique a sua propriedade.

O que é “Verificar a propriedade” ? Precisamos garantir que o domínio do site que você está cadastrando para monitoramento realmente pertence à você e para isso é comum as empresas realizarem um teste de propriedade.

Para verificar a propriedade do site você pode depender da área de TI da empresa, então prepare antes o contato com quem pode administrar o portal.

DEPENDE DA TI

2 - Varredura Inicial e Relatório de Riscos

Com o website cadastrado e sua propriedade verificada, realize uma varredura do portal para encontrar riscos e deficiências de privacidade. Depois, leia o relatório e verifique tudo o que você vai precisar fazer para melhorar os critérios de privacidade do cliente no seu site.

Não esqueça de repetir idêntica operação para todos os sites cadastrados. Ao final você já terá o primeiro relatório para extrair e apresentar.

3 - Configuração de Políticas

Primeiro você precisa da definição da empresa se as políticas e avisos de privacidade vão ser globais para todos os websites ou se cada website possui políticas próprias.

Priorize a criação de pelo menos 3 políticas a depender do tipo de serviço que você oferece.

Aviso de Privacidade - Para colocar em seu site e aplicativos.
Política de Cookies - Integrada com a ferramenta de Cookies
Termos de Uso - Caso você tenha um SAAS com auto-serviço é importante gerenciar seu termo de uso (opcional)

DEPENDE DO DPO/JURÍDICO - Solicite para o DPO/Jurídico da empresa os textos/conteúdo das políticas acima. Verifique se eles não querem criar outras como “Código de ética” entre outras políticas.

ATENÇÃO - A plataforma da Privacy Tools oferece alguns modelos de políticas para você importar, contudo, esse modelo NÃO deve ser usado sem a devida validação jurídica da empresa pois é apenas um modelo genérico sem considerar nenhuma especificidade da empresa.

Após receber o conteúdo, configure-os na plataforma de modo que você considera gerar um link para cada política já publicada.

DEPENDE DE MARKETING - Note que as políticas podem ser publicadas em seu portal e a identidade visual delas precisa seguir os padrões de cores do site destino por isso é importante que o marketing da empresa possa apoiar se for necessário.

DEPENDE DA TI - Para publicar as políticas no site você pode precisar do apoio da TI para alterar menus, colocar os links das políticas no rodapé do site, fazer direcionamentos de URL, trocar links em aplicativos e em outros lugares onde a política precisa aparecer.

4 - Configuração do Banner de Cookies

Utilize os manuais da Privacy Tools para configurar diferentes tipos de banner de cookies. Após a varredura inicial o sistema já vai encontrar diversos cookies utilizados pelos seus sites. Classifique todos eles no menu de ‘Mapeamento’ e depois crie um banner de cookies, personalizando cores se for necessário. Ao final, utilize uma das diferentes formas de integração para publicar o script em seu portal.

Segue abaixo algumas dependências que você pode precisar eventualmente.

DEPENDE DA TI - Para publicar o script no Wordpress ou no HTML do seu site.

DEPENDE DO DPO - Cada cookies possui uma finalidade. Se você não sabe qual a finalidade, busque a respeito do Cookie no Google e peça apoio do DPO para definição da finalidade caso fique em dúvida.

DEPENDE DO MARKETING - Caso você utilize Google Tag Manager, AMP ou outros recursos de gestão da área de marketing, busque de forma antecipada o apoio técnico para acesso às plataformas necessárias. Você pode depender do marketing também para definições de usabilidade, identidade visual do banner, cores, entre outros.