Avaliações

Nesta tela é possível criar avaliações e teste o conhecimento dos seus colaboradores e fornecedores com o módulo Avaliações.

Tenha controle total de quantas avaliações foram criadas, quantas foram respondidas, quantas ainda estão pendentes e quantas estão sendo corrigidas e avaliadas pelo DPO.

Utilize um dos modelos já prontos dentro da plataforma como o modelo “DPIA” ou crie uma avaliação personalizada totalmente do zero.

Ao acessar a tela de avaliações temos as seguintes opções;

• Modelo

• Template de maturidade

• Situação

• Fornecedor principal

• Fornecedor(respondente)

• Usuários interno/Externo(respondente)

• Entidade(respondente)

• Fornecedor principal

Clique no botão azul “Criar avaliação” para criar uma nova avaliação.

Para criar uma avaliação, é possível usar um dos modelos já existentes ou que foram criados pelos usuários dentro da plataforma.

Após escolhermos o modelo, devemos informar um titulo para que possamos ter controle do assunto abordado nesta avaliação.

• Modelo - Selecione o modelo criado para mostrar os diagnósticos.

• Título - Especifique sobre qual assunto se trata a avaliação.

• Fornecedor principal - (Não é obrigatório) Caso haja um fornecedor especifico para mandar a avaliação.

• Adicionar Avaliador - Adicione os usuários internos da empresa para receber a avaliação para avaliar e aprovar a mesma.

• Adicionar DPO - Selecione o DPO que vai tomar as decisão sobre as respostas. Ao selecionar o DPO / Encarregado, é disparado um e-mail ao mesmo notificando sobre a atribuição aquela avaliação.

• Classificação - Classifica em dois processos de envio da avaliação por e-mail.

  • Padrão: Nesta opção, o processo faz o envio da avaliação por e-mail para os e-mails que forem selecionados;

  • Interna: Fluxo padrão, porém, não envia e-mails para os usuários.

• Descrição - Neste campo você pode detalhar sobre o que se trata a avaliação ou adicionar informações relevantes sobre a mesma, não é um campo obrigatório.

Após clicar no botão “salvar”, a opção “enviar” estará habilitada para ser realizado o envio da avaliação. Isso serve como um fator extra de segurança para você não fazer o envio antes de ter certeza de que a avaliação está salva na sua plataforma.

Após clicar no botão “Enviar”, vai abrir o menu de “Envio de avaliação - Formulário de fornecedores”, temos quatro opções de envio:

• Usuário internos: São os usuários cadastrados na plataforma que fazem parte do projeto ativamente com acesso a plataforma.

• Usuário externos: São os usuários que não tem acesso a plataforma, mas tem acesso a finalidades como: formulários, fornecedores, entidades.

Fornecedores: Caso o usuário tenha alguma empresa que deseja enviar, haverá duas opções:

1. Marcar diretamente o checkbox da empresa que deseja e fazer o envio;

2. Marcar a opção “Enviar para todos Fornecedores”

A segunda opção serve para caso haja mais de um fornecedor. Para não ter que selecionar manualmente um por um, você pode selecionar todos de uma só vez.

Caso haja muitos fornecedores pode ser realizada também, uma busca para encontrar o(os) fornecedor(es) que deseja inserindo o nome e e-mail.

Clicando em “enviar”, vai enviar o formulário para a empresa desejada(s).

Entidades tem a opção de poder enviar o formulário para todos ou para apenas uma entidade, escolhendo o checkbox que deseja marcar, ou inserindo os dados para “buscar” a empresa que deseja.

Clicando em “enviar”, encaminha o formulário para a entidade desejada.

Após selecionar para quem será enviada a avaliação, também é possível definir uma data de envio da mesma, ou envia-la imediatamente.

Ao selecionar a opção de recorrência é possivel parametrizar o nome do grupo e a validade da mesma em dias.

Após o envio, os fornecedores ou os usuários selecionados receberão por e-mail o link com o formulário de avaliação para ser respondido.

Após clicar no link, o respondente deverá responder as questões. Para realizar o envio da avaliação concluída, o mesmo deve clicar no botão “Finalizar”.

Voltando a plataforma, ao voltarmos para a tela de avaliações temos as avaliações criadas:

Dentro do módulo de avaliações temos às cinco etapas do processo:

• Minhas avaliações: Todas as avaliações criadas dentro da plataforma;

• Minhas Respostas: Todas as avaliações enviadas para o seu usuário que já foram respondidas pelo seu usuário;

• Para avaliar: Avaliações que o seu usuário foi colocado como avaliador e que ainda estão pendentes da sua avaliação. Como avaliador é possível revisar as respostas

• Para Responder: Todas as avaliações que estão pendentes para que o seu usuário responda;

• DPO (encarregado): Após passar por todo o processo, caso haja um DPO ou encarregado vinculado a avaliação, o mesmo receberá a avaliação já respondida e avaliada pelo avaliador para que ele possa finalizar o processo.

Ao lado de todas as avaliações aparecerão os seguintes botões:

Respostas

Arquivar Avaliação

Enviar avaliação

Apagar Avaliação

• Respostas: O usuário consegue visualizar os status de cada destinatário referente a avaliação.

• Arquivar avaliação: Caso queira arquivar as informações.

• Enviar avaliação: encaminhar a avaliação para outros destinatários.

• Apagar avaliação: Fazer a exclusão da avaliação da plataforma.

Chat nas avaliações

Você pode utilizar o chat em tempo real para se comunicar com o convidado ou caso o mesmo tenha alguma dúvida.

Para isso, clique no botão azul na avaliação desejada para ver os respondentes.

Encontre o respondente desejado e clique no botão a direita em azul com o ícone de balão com os três pontos.

Abrirá uma caixa de chat onde você poderá trocar mensagens com os respondentes.

Para responder

É possível responder somente avaliações que não estejam arquivadas. Caso queira interagir em alguma avaliação que foi arquivada devera desarquivar a mesma.

Como desarquivar uma avaliação;

Caso você tenha arquivado uma avaliação, é possível desarquiva-la. Para isso, marque a opção “Mostrar apenas arquivados” e mostrará todas as avaliações arquivadas.

Após, clique no ícone que há uma caixa aberta para desarquiva-la como mostra a imagem abaixo.

Exportar Avaliações Concluídas em PDF

Após a conclusão da avaliação, é possível exportar a avaliação concluída no formato de PDF e XLSX, conforme a imagem abaixo:

Podemos exportar o PDF em três formas:

• Gerar PDF completo

• Gerar PDF simplificado

• Exportar em planilha XLSX

Relatório de avaliações

Tenha acesso a todas as suas avaliações e informações como:

• Título: É o nome da avaliação enviada para o fornecedor responder;

• Modelo: A qual modelo está baseada aquela documentação. Como padrão a plataforma disponibiliza QUATRO modelos para que você possa utilizar. São eles:

  • DPIA;

  • ISO27000;

  • LIA;

  • VendorSI.

• Fornecedor principal: Podendo haver o envio para mais de um fornecedor, nesse campo você pode verificar qual é o fornecedor principal;

• Situação: É a situação do andamento da avaliação.

  • Pendente: Está pendente da resposta do fornecedor;

  • Enviado para avaliação: O fornecedor ou usuário respondeu a avaliação e a mesma foi enviada para o avaliador;

  • Enviado para revisão do DPO (encarregado): O avaliador já realizou a correção e neste estágio o DPO ou encarregado fará a revisão da avaliação;

  • Completo: A avaliação já passou por todos os estágios e foi concluída.

• Nível de maturidade;

• Pontuação: É o cálculo realizado para saber a pontuação final daquela avaliação.

Relatório das avaliações dentro dos Fornecedores

É possível não apenas criar avaliações dentro do fornecedor como também ver todas as avaliações que estão registradas e respondidas pelo fornecedor.

Avaliações enviadas para fornecedores que não estiverem assinalados como principal também serão localizadas dentro do fornecedor que recebeu e respondeu a mesma.

Você tem acesso a informações como:

• Nome da avaliação: É o título da avaliação enviada para o fornecedor responder;

• Descrição: É a descrição detalhada da avaliação. É super importante pois caso haja mais de uma avaliação com o mesmo nome, você poderá diferencia-las pela descrição;

• Nível de maturidade;

• Pontuação: É o cálculo realizado para saber a pontuação final daquela avaliação.

Configurações de e-mail

• Podem ser customizados dois templates HTML de e-mail: envio e reenvio de avaliações.

• A funcionalidade utiliza os templates customizados caso estejam habilitados com o status "Ativo", caso contrário, utiliza o template padrão da plataforma.

• É possível adicionar variáveis ao template para melhor customização, conforme apresentado na tela de edição do template e também realizar a customização do título do e-mail. Além disso, na tela de edição de template é possível visualizar uma prévia do template e também enviar um e-mail de teste do mesmo para melhor validação.

Abaixo há exemplo de HTML (sem customização) para testar as variáveis disponíveis:

<!doctype html>
<html>
<head></head>
<body>
  <a href="${FORM_LINK}">aqui está seu link</a>
  <p style="background-color: red;">${COMPANY_NAME}</p>
  <p>${RESPONDENT_NAME}</p>
  <img src="${COMPANY_LOGO_URL}"></img>
  </body>
</html>

Criação de novos riscos

Caso a o modelo da avaliação tenha um risco cadastrado em uma resposta, ao ser acionado, o risco será automático criado e endereçado aos responsáveis que foram pré-definidos.

O risco criado irá ser apresentado tanto na aba de gestão de riscos > mapas de risco, quanto na própria avaliação: