Importação de Atividades de Tratamento

Para acessar siga o caminho: Governança & Compliance > Data Mapping > Atividades de Tratamento > Importar

O que é:

ROPA (Record Of Processing Activities), traduzido para português significa Registro das Atividades de Tratamento, nele encontramos registros de todos os fluxos, processamentos e atividades envolvendo dados pessoais. Na nossa plataforma podemos inseri-lo de forma manual ou através de uma importação baseada no nosso modelo disponibilizado.

Passo a passo:

Como já dito anteriormente, nossa plataforma oferece duas opções para implantarmos o ROPA:

Manual: Inserção dos dados conforme o cliente achar necessário e cabível em cada campo.

Importação: Neste formato, estaremos disponibilizando uma planilha modelo no Excel (.xlsx) onde o cliente preencherá nos campos já existentes e também poderá criar campos personalizados se necessário.

Quando você clicar em "importar", a plataforma irá oferecer duas opções: a importação padrão ou a utilização do conversor antes de importar. Vamos detalhar cada uma dessas opções.

Continue lendo para conferir as etapas a seguir:

Etapa 1 - Como importar a planilha padrão

Importação por planilha padrão → A funcionalidade de Importação Padrão de ROPA permite que os usuários da Privacy Tools insiram rapidamente suas informações de processamento de dados pessoais utilizando uma planilha pré-formatada. Esta opção é ideal para Data Protection Officers (DPOs) que desejam garantir uma integração suave e eficiente com a plataforma. Basta baixar o modelo padrão fornecido pela Privacy Tools, preencher com os dados de processamento de sua organização e realizar o upload. A plataforma cuidará do resto, assegurando que todas as atividades de processamento de dados sejam importadas corretamente e estejam prontas para gestão e análise. Abaixo é as instruções de como ‘Importar planilha’, clique a maximize para ter as informações de como fazer.

Importar planilha

Clique no botão de importar planilha padrão

Em seguida clique em importar tratamentos.

Você deve escolher o arquivo para importar, para importar Tratamentos você precisa ter criado uma planilha em formato XLSX (Excel) conforme o modelo de exemplo abaixo;

Caso já esteja no modelo fornecido, você pode seguir com o processo escolhendo o arquivo e clicando em avançar, para que a plataforma possa começar a importar.

Feito isto a plataforma vai importar os dados.

Etapa 2 - Como utilizar o conversor de planilhas

Conversor de planilhas →Para DPOs que já possuem uma planilha de ROPA personalizada e desejam mantê-la, a Privacy Tools oferece uma solução prática através do Conversor de ROPA integrado as funcionalidades da plataforma da Privacy Tools. Esta ferramenta inovadora permite que você converta sua planilha existente para o formato compatível com a nossa plataforma. Com alguns passos, você pode conectar as colunas da planilha para ter vínculo com a respectiva funcionalidade e assim converter para um formato aceito pela Privacy Tools, facilitando a importação sem a necessidade de reestruturar toda a sua planilha existente. Utilize o conversor para as suas atividades de processamento de dados pessoais sejam importadas para a plataforma. Abaixo é as instruções de como é utilizar o conversor, clique e maximize para ter as informações de como fazer.

Utilizando o conversor

Clique na opção “Escolher planilha“ e clique em Conversor de planilhas.

Para fazer a conversão você precisará de uma planilha com os campos em cada coluna. Após importar o documento você precisará classificar cada coluna da planilha com um conjunto de dados do sistema para gerar a sua planilha de importação.

Ao clicarmos em escolher planilha, você deverá selecionar a sua planilha para a conversão.

Procure pela planilha que deseja importar, clicando no botão “Browse”.

Caso queira que todas as abas sejam lidas, pode deixar a opção em branco, após isso devemos clicar em avançar.

Ele vai mostrar todas as colunas da planilha preenchidas.

Você irá realizar a ligação entre pontos da coluna da sua planilha com o atributo da plataforma da Privacy.

Clique aqui para aprender a Converter as colunas.

Todos os dados com * são de preenchimento obrigatório para funcionamento correto.

Configurando a planilha:

Aqui seguimos com exemplos baseados na planilha de exemplo que disponibilizamos no início desse documento.

Abaixo vamos aprender como preencher cada coluna da planilha.

Separamos em quatro colunas abaixo para podermos entender melhor o formato de preenchimento:

Coluna → Nome do campo.
Descrição → Breve descrição de como preencher o item.
Tipo → Se o campo é preenchimento de texto ou um select.
Restrição → Se o campo possui limite de caractere e qual o limite.

Aba → Informações Gerais dos ativos

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código	Defina um código de identificação para as Atividades de Tratamento a serem listadas.	Texto livre	Sem restrição
Nome	Informe o nome da Atividade de Tratamento. Ex: Processo seletivo para contratação de colaboradores para o setor de Desenvolvimento	Texto livre	Limite max. 200c
Descrição	Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações sobre os atividades de tratamento.	Texto livre	Sem restrição
Grupo	Escolha um grupo ao qual essa atividade de tratamento pertence	Select.	Select.
Área Responsável	Definir uma aerea responsável ao qual essa atividade pertence	Select.	Select.
Visibilidade	Defina quem da sua equipe cadastrado em sua conta Privacy Tools poderá visualizar a Atividade de Tratamento:1 - Pública; 2- Somente usuários; 3- Somente áreas OBS: caso seja selecionado SOMENTE USUÁRIOS ou SOMENTE ÁREAS, será necessário, obrigatoriamente, ter usuários responsáveis válidos/áreas responsáveis já cadastradas atreladas nas atividades de tratamento.	Select.	Select.
Tipo Ativo/Atividade de Tratamento	Escolha uma das opções da lista ou crie a(s) sua(s) opção(ões) personalizada(s) através de sua empresa na Privacy Tools em Configurações > Preferências > Tipos de Ativos/Atividades de Tratamento. Após criado(s) o(s) tipo(s) mais adequado(s) ao seu mapeamento, basta informá-lo neste campo.	Select.	Select.

Aba: Usuários Responsáveis

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código da atividade	Codigo da atividade de tratamento	Texto livre	Sem restrição
ID Interno	Atribua um ID interno de sua escolha para utilização nesta planilha de importação	Texto livre	Sem restrição
E-Mail	Email do usuário responsável	Select.	Select.

Aba: Pontos de Coleta

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Informe o código definido na aba "Informações Gerais da Atividade", coluna "A".	Texto livre	Sem restrição
Nome	Defina um ponto de coleta, como por exemplo: Aplicativo mobile, Site ou Integração via API.	Texto livre	Sem restrição
Tipo	Denifa como será coletado, Email, Banco de dados ou Aplicativo Mobile.	Select.	Select.
Website	Informe o site	Url do site
Descrição	Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações sobre a coleta.	Texto livre	Sem retrição

Aba: Dados Pessoais

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Informe o código definido na aba "Informações Gerais da Atividade", coluna "A".	Texto livre	Sem restrição
ID Interno	Esse ID é de uso exclusivo nesta planilha, com o intuito de referenciar e ligar os dados pessoais em outras abas/seções do mapeamento	Texto livre	Sem restrição
Categoria	Escolha uma das opções da lista ou informe uma nova categoria mais adequada para o seu mapeamento. Basta escrever o nome da categoria não existente nas células correspondentes	Select.	Select.
Nome do Dado	Para cada linha, deve-se informar somente um dado pessoal. Se em uma Atividade de Tratamento são coletados três dados pessoais, é necessário criar três linhas diferentes, com o mesmo código de Atividade de Tratamento - é através do código que fazemos o vínculo dos dados pessoais com a Atividade de Tratamento.	Texto livre.	Limite max. 100C
Dado Sensível?	Definir se este dado é sensível, sim ou não.	Select.	Sim ou Não.
Descrição	Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações sobre o dado pessoal coletado.	Texto livre	Limite max. 500C
Child	Selecionar se é criança Sim ou Não.	Select	Sim ou Não.
Requerido	Selecionar o tipo	Select	Select.
Onde o dado é salvo?
Forma de gravação do dado	0: Não há informação 1: Aberto 2: Criptografado 3: Anonimizado 4: Protegido por senha 5: Protegido por MFA 6: Protegido por certificado digital
Limite de acessos na origem
Auditoria de acesso ao dado
Tipo de dado

Aba: Tipos de Titular por Dado Pessoal

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
ID do Dado Pessoal	Preencha este campo com o ID atribuído aos dados pessoais na aba "Dados Pessoais" desta planilha.	Texto livre	Sem restrição
Nome	Escolha uma das opções da lista ou informe uma nova categoria de Titular mais adequada para o seu mapeamento.	Select…	Select.
Descrição	Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações sobre o titular de dados pessoais.	Texto livre	Sem restrição

Aba: Regulamentações

Select.

Aba: Finalidades

na aba finalidades, é possível selecionar quais dados serão à elas vinculados. Basta informar o ID do dado cadastrado na coluna ID interna do dado pessoal, os separando por “|”.
Caso desejar selecionar todos os dados, necessário colocar “*” na coluna;

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Informe o código definido na aba "Informações Gerais da Atividade", coluna "A".	Texto livre	Sem restrição
Descrição	Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações as finalidades.	Texto livre.	Sem restrição
Prazo de Retenção	Definir data fixa, informar prazo em dias, ideterminado e prazo determinado	Select.	Select.
Hipótese	Selecione o ambiente regulatório (LGPD ou GDPR) e ao lado a hipótese. É importante destacarmos que a lista de bases legais é feita de uma forma geral.	Select.	Select.
ID de Regulamentação	Utilizar a ID atribuída na aba de "Regulamentações"	Texto livre	Sem restrições
Justificativa	Justificativa para escolha dessa hipótese	Texto livre	Sem restrições
Detalhes	Outros detalhes regulatórios	Texto livre	Sem restrições
Tipo de Retenção	1 - Por data, formato dd/mm/aaaa; 2- Quantidade de dias - incluir somente números; 3- Indeterminado.

Aba: Entidades

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
ID da Entidade	Informar a ID	Texto livre	Sem restrição
Nome da Entidade	Escreva o nome da Entidade	Texto livre	Limite max. 200C
Tipo de Entidade	Selecionar o tipo de Entidade	Select	Select.
País	Informe o nome do país na língua Inglesa	Select	Select.
E-Mail	Informar o e-mail	Texto livre	Limite max. 200C
Telefone	Informar o telefone	Texto livre	Limite max. 200C
Responsável	Selecionar o responsável	Select
Agente de Tratamento	Informar o tipo de agente de tratamento	Select
Ativo?	Informse se é ativo Sim ou Não	Select	Sim ou Não

Aba: Transições

É possível:
1) nas colunas ID da entidade de origem e ID da entidade de destino, fazer associação n:n, separando as ID das entidades por “|”. Se colocadas 2 entidades origem e uma destino, por exemplo, serão criadas duas transições, com a mesma entidade de destino e cada uma com uma entidade de origem diferente;
2) na coluna ID interna do dado pessoal, é possível selecionar quais dados serão vinculados nas transições. Basta informar o ID do dado cadastrado na coluna ID interna do dado pessoal, os separando por “|”.
Caso desejar selecionar todos os dados, necessário colocar “*” na coluna;

Select.

Aba: Controles

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Codigo atividade de tratamento	Texto livre	Sem restrição
Medidas	Medidas para transferência internacional	Texto livre	Sem restrição
Nível de conformidade adequado?	Informar se existe nivel de conformidade	Select	Sim ou Não
Contrato com operadores?	Informar se existe contrato com outras operadoras	Select	Sim ou Não
Plano de Remoção de Dados	Descrever o plano de remoção de dados	Texto livre	Sem restrição
Impacto da remoção	Descrever o impacto desta remoção	Texto livre	Sem restrição
Remoção automática?	Informar se deve ocorrer remoção automatica	Select	Sim ou Não
Existem leis que impedem remoção?	Informar se existem leis que impedem a remoção	Select	Sim ou Não
Critérios	Descreva os critérios com mais detalhes	Texto livre	Sem restrição
Comentários	Descreva algum comentario sobre os controles	Texto livre	Sem restrição
Outra regulamentação aplicável	Informar se existe outra regulamentação	Select	Sim ou Não
Observações adicionais sobre a remoção	Descreva uma observação adicional	Texto livre	Sem restrição

Aba: Riscos

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Codigo atividade de tratamento	Texto livre	Sem restrição
Impacto	Definir o tipo de impacto	Select	Muito baixo, Baixo, Médio, Alto e Muito alto.
Probabilidade	Definir o tipo de probabilidade	Select	Improvável, Pouco provável, Provável e Muito provável
Categoria	Denifir o tipo de categoria	Select
Título	Denfinir o titulo	Texto livre	Sem restrição
Descrição	Descrever o risco	Texto livre	Sem restrição
Risco
Plano
Situação
Data
Aprovador

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Iniciais da Área	Caso possua iniciais da Área Responsável	Texto livre	Limite max. 5c
Área Ativa?	“Ativo” ou “Inativo”.	Select.. Ativo e Inativo
Nome da Área*	Nome da área responsável.	Select.
Descrição do Tratamento	Descrição da Atividade de Tratamento	Texto livre	Limite max. 200c
Código do Tratamento	Código do Tratamento	Texto livre	Limite max. 50c
Nome do Tratamento*	Nome da Atividade de Tratamento	Texto livre	Limite max. 50c
Tipo do Ativo/Atividade de Tratamento*	Caso seja Atividade de Tratamento, precisa ser “Processo de negócio“, “Mapeamento de sistema“, “Fluxo de sistema“, “Outro“ e “Não classificado“.	Select.
Visibilidade*	1 - Pública, 2- Somente usuários, 3- Somente áreas (caso seja selecionado SOMENTE USUARIO ou SOMENTE AREAS obrigatoriamente tem que ter usuários responsáveis válidos/áreas responsáveis já cadastradas atreladas).	Select.
Website do Tratamento	Site do tratamento, caso haja
Descrição do Ponto de Coleta	Descrição de onde os dados são coletados	Select.
Nome do Ponto de Coleta	Nome do local de coleta
Tipo de Ponto de Coleta	“Formulário web“, “API de sistema”, “Aplicativo mobile“, “Meio físico“, “Banco de dados”, “Aplicações“, “Telefone”, “Pessoal”, “Whatsapp/Telegram“, “Redes sociais“, “E-mail“, “Outros“	Select
Nível de conformidade adequado	32
Remoção Automática?	Definir se é remoção automatica	Select	Sim ou Não
Comentários de controle
Existem leis que impedem remoção?
Medidas
Observações adicionais sobre a remoção
Contato com operadores
Outra regulamentação aplicável
Critérios
Impacto da remoção
Plano de remoção de dados
País da entidade
Email da entidade
ID da entidade	Código da Entidade
Nome da entidade	Título da Entidade
Pessoa responsável	Responsável pela Entidade
Telefone da entidade	Contato da Entidade
Tipo de entidade
Nome do Grupo	Nome do grupo
Status do Grupo	“Ativo“, “Inativo“.
Categoria do dado pessoal	“Dado Pessoal“, “Financeiro”, “Geral“, “Identificação“, “Pessoal“, “Saúde“, “Segurança”, “Sensível“.
Descrição do dado pessoal	descrição do dado pessoal
ID do dado pessoal	Código do Dado Pessoal caso tenha
Nome do dado pessoal*	Nome do Dado Pessoal
Descrição do Tipo de titular
Nome do Tipo de titular
Onde o dado é salvo?	Local exato onde o dado será salvo
É dado sensível?	Se é dado sensível
Prazo de retenção
Descrição da Finalidade
Detalhes da finalidade
Hipótese Legal
Tipo de retenção	1 - Por data sendo dd/mm/aaaa. 2- Quantidade de dias; incluir somente números. 3- Indeterminado
Justificativa da finalidade
E-mail do Usuário Responsável
Qual o risco
Categoria do risco
Data do risco
Descrição do risco
Impacto do risco
Plano de mitigação
Probabilidade do risco
Situação do risco
Título do risco
Limite de acesso na origem	1 - Sem limitação, todos acessam 2 - Apenas usuários autorizados 3 - Apenas administradores
Auditoria de acesso ao dado	1 - Sem auditoria 2 - Todo acesso é auditado
Tipo de dado pessoal	1 - Identificado 2 - Identificável

Aba: Tarefas

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Codigo atividade de tratamento	Texto livre	Sem restrição
Titulo	Nome do titulo	Texto livre	Sem restrição
Tag	Informe a tag das tarefas
Descrição	Informe a descrição da tarefa	Texto livre	Sem restrição
Criado Em	Data de criação	Tipo Data
Prazo	Prazo de conclusão da tarefa	Tipo Data
Nivel de Conclusão	Informar o nivel de conclusão

Aba: Metados

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Codigo dos ativos	Texto livre	Sem restrição
Chave	Informar a chave	Texto livre	Sem restrição
Valor
Categoria

Aba: Grupo dos Ativos

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
ID Interno	Codigo do ID	Texto livre	Sem restrição
Nome	Informar o nome dos ativos	Texto livre	Sem restrição
Status	Inserir o status

Aba: Áreas Responsáveis

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
ID Interno	Codigo do ID	Texto livre
Nome	Definir o nome da área responsável	Texto livre
Inicias
Ativo?	Definir se é ativo sim ou não	Select	Sim ou Não

Aba: Campos Personalizados

Coluna	Descrição	Tipo	Restrição
Código das Atividades	Código da Atividade de Tratamento	Texto livre	Sem restrição
Label do Campo
Conteúdo

Etapa 3 - Desfazer a Importação da planilha

Importou a planilha errada ou fez alguma atualização nela e quer importar ela e apagar os registros da antiga? Sem problemas! Você consegue desfazer a importação rapidamente.

Clique e veja como Desfazer

Guia de boas práticas:

Nos baseando em possíveis equívocos, tomamos a decisão de criar um guia de boas práticas para que consigamos evitar erros e orientá-los com mais precisão. Falaremos sobre os separadores que utilizamos na plataforma, mostraremos exemplos do que NÃO PODE ser feito e do que PODE ser feito.

Utilizamos esse exemplo para mostrarmos uma separação feita com “-”, nessa ocasião geraria um erro onde a plataforma não reconheceria este “-” como separador, segue o exemplo:

NÃO PODE

Nós utilizamos como separadores apenas esses apontados abaixo:

E para que consiga abrir essa tela, basta seguir estes passos:

Clique no círculo para ligar sua atividade de tratamento ao atributo já existente, após isso, criará uma linha de conexão com o destino, então teremos como clicar novamente no círculo ou também podemos clicar no conector que estará no meio da linha de conexão, segue demonstração:

Feito isso e utilizando os separadores que a nossa plataforma oferece, teremos a certeza que terá exito em sua importação, indica-se o uso por “;” para separador, mas fica à gosto do usuário.