Crie avaliações e teste o conhecimento dos seus colaboradores e fornecedores com o módulo Avaliações.
Tenha controle total de quantas avaliações foram criadas, quantas foram respondidas, quantas ainda estão pendentes e quantas estão sendo corrigidas e avaliadas pelo DPO.
Utilize um dos modelos já prontos dentro da plataforma como o modelo “DPIA” ou crie uma avaliação personalizada totalmente do zero.
Acessando a funcionalidade
Como utilizar?
Em Governança & Compliance → Diagnósticos → Avaliações”.
...
Clique no botão azul “Criar avaliação”:
...
Escolha um dos modelos já existentes ou que foram criados pelos usuários dentro da plataforma. Para criar um modelo siga a documentação Modelos.
...
Dê o título para saber sobre qual assunto será abordado na avaliação(Obrigatório) e logo em seguida selecione o fornecedor principal caso a avaliação seja enviada para um fornecedor (Não é obrigatório).
...
Modelo - Selecione o modelo criado para mostrar os diagnósticos.
Título - Especifique sobre qual assunto se trata a avaliação.
Fornecedor principal - (Não é obrigatório) Caso haja um fornecedor especifico para mandar a avaliação.
Adicionar Avaliador - Adicione um usuário interno da empresa para receber a avaliação para avaliar.
Adicionar DPO - Selecione o DPO que vai tomar as decisão sobre as respostas. Ao selecionar o DPO / Encarregado, é disparado um e-mail ao mesmo notificando sobre a atribuição aquela avaliação.
Classificação - Classifica em dois processos de envio da avaliação por e-mail.
Padrão: Nesta opção, o processo faz o envio da avaliação por e-mail para os e-mails que forem selecionados;
Interna: Fluxo padrão, porém, não envia e-mails para os usuários.
Descrição - Neste campo você pode detalhar sobre o que se trata a avaliação ou adicionar informações relevantes sobre a mesma.
Após clicar no botão “salvar”, a opção “enviar” estará habilitada para ser realizado o envio da avaliação. Isso serve como um fator extra de segurança para você não fazer o envio antes de ter certeza de que a avaliação está salva na sua plataforma.
...
Após clicar no botão “Enviar”, vai abrir o menu de “Envio de avaliação - Formulário de fornecedores”, temos quatro opções de envio:
Usuário internos: São os usuários cadastrados na plataforma que fazem parte do projeto ativamente com acesso a plataforma.
...
Usuário externos: São os usuários que não tem acesso a plataforma, mas tem acesso a finalidades como: formulários, fornecedores, entidades.
...
Fornecedores: Caso o usuário tenha alguma empresa que deseja enviar, haverá duas opções:
Marcar diretamente o checkbox da empresa que deseja e fazer o envio;
Marcar a opção “Enviar para todos Fornecedores”
A segunda opção serve para caso haja mais de um fornecedor. Para não ter que selecionar manualmente um por um, você pode selecionar todos de uma só vez.
Caso haja muitos fornecedores pode ser realizada também, uma busca para encontrar o(os) fornecedor(es) que deseja inserindo o nome e e-mail.
Clicando em “enviar”, vai enviar o formulário para a empresa desejada(s).
...
Entidades tem a opção de poder enviar o formulário para todos ou para apenas uma entidade, escolhendo o checkbox que deseja marcar, ou inserindo os dados para “buscar” a empresa que deseja.
Clicando em “enviar”, encaminha o formulário para a entidade desejada.
...
Após selecionar para quem será enviada a avaliação será possível agendar um horário para o envio, ou envia-la imediatamente.
...
Após o envio, os fornecedores ou os usuários selecionados receberão por e-mail o link com o formulário de avaliação para ser respondido.
...
Após clicar no link, o respondente deverá responder as questões. Para realizar o envio da avaliação concluída, o mesmo deve clicar no botão “Finalizar”.
...
Voltando a plataforma, ao voltarmos para a tela de avaliações temos as avaliações criadas:
...
Dentro do módulo de avaliações temos às cinco etapas do processo:
Minhas avaliações: Todas as avaliações criadas dentro da plataforma;
Minhas Respostas: Todas as avaliações enviadas para o seu usuário que já foram respondidas pelo seu usuário;
Para avaliar: Avaliações que o seu usuário foi colocado como avaliador e que ainda estão pendentes da sua avaliação. Como avaliador é possível revisar as respostas
Para Responder: Todas as avaliações que estão pendentes para que o seu usuário responda;
DPO (encarregado): Após passar por todo o processo, caso haja um DPO ou encarregado vinculado a avaliação, o mesmo receberá a avaliação já respondida e avaliada pelo avaliador para que ele possa finalizar o processo.
| Info |
|---|
Importante lembrar, que a avaliação terá a sua situação “Completo”, apenas quando todos que forem designados, responderem a avaliação. Caso o contrário, ficara como “Encaminhado” a situação da avaliação. |
Ao lado de todas as avaliações aparecerão os seguintes botões:
...
Respostas
...
Arquivar Avaliação
...
Enviar avaliação
...
Apagar Avaliação
Respostas: O usuário consegue visualizar os status de cada destinatário referente a avaliação.
Arquivar avaliação: Caso queira arquivar as informações.
Enviar avaliação: encaminhar a avaliação para outros destinatários.
Apagar avaliação: Fazer a exclusão da avaliação da plataforma.
Chat nas avaliações
Você pode utilizar o chat em tempo real para se comunicar com o convidado ou caso o mesmo tenha alguma dúvida.
Para isso, clique no botão azul na avaliação desejada para ver os respondentes.
...
Encontre o respondente desejado e clique no botão a direita em azul com o ícone de balão com os três pontos.
...
Abrirá uma caixa de chat onde você poderá trocar mensagens com os respondentes.
...
Para responder
É possível responder somente avaliações que não estejam arquivadas. Caso queira interagir em alguma avaliação que foi arquivada devera desarquivar a mesma.
...
Como desarquivar uma avaliação
Caso você tenha arquivado uma avaliação, é possível desarquiva-la. Para isso, marque a opção “Mostrar apenas arquivados” e mostrará todas as avaliações arquivadas. Após, clique no ícone que há uma caixa aberta para desarquiva-la como mostra a imagem abaixo.
...
Exportar Avaliações Concluídas em PDF
Após a conclusão da avaliação, é possível exportar a avaliação concluída no formato de PDF e XLSX, conforme a imagem abaixo:
...
Podemos exportar o PDF em três formas:
Gerar PDF completo
Gerar PDF simplificado
Exportar em planilha XLSX
...
Relatório de avaliações
Tenha acesso a todas as suas avaliações e informações como:
...
Título: É o nome da avaliação enviada para o fornecedor responder;
...
DPIA;
ISO27000;
LIA;
VendorSI.
...
Fornecedor principal: Podendo haver o envio para mais de um fornecedor, nesse campo você pode verificar qual é o fornecedor principal;
...
Situação: É a situação do andamento da avaliação.
Pendente: Está pendente da resposta do fornecedor;
Enviado para avaliação: O fornecedor ou usuário respondeu a avaliação e a mesma foi enviada para o avaliador;
Enviado para revisão do DPO (encarregado): O avaliador já realizou a correção e neste estágio o DPO ou encarregado fará a revisão da avaliação;
Completo: A avaliação já passou por todos os estágios e foi concluída.
...
Nível de maturidade;
...
Pontuação: É o cálculo realizado para saber a pontuação final daquela avaliação.
...
Relatório das avaliações dentro dos Fornecedores
É possível não apenas criar avaliações dentro do fornecedor como também ver todas as avaliações que estão registradas e respondidas pelo fornecedor.
Avaliações enviadas para fornecedores que não estiverem assinalados como principal também serão localizadas dentro do fornecedor que recebeu e respondeu a mesma.
Você tem acesso a informações como:
Nome da avaliação: É o título da avaliação enviada para o fornecedor responder;
Descrição: É a descrição detalhada da avaliação. É super importante pois caso haja mais de uma avaliação com o mesmo nome, você poderá diferencia-las pela descrição;
Nível de maturidade;
Pontuação: É o cálculo realizado para saber a pontuação final daquela avaliação.
...
Para ter acesso a funcionalidade basta ir em: Governança & Compliance → Data Mapping → Fornecedores → Selecionar o Fornecedor desejado → Avaliações.
...
Configurações de e-mail
Acessando Configurações > Preferências > Diagnósticos > Configurações de e-mail
...
Podem ser customizados dois templates HTML de e-mail: envio e reenvio de avaliações.
A funcionalidade utiliza os templates customizados caso estejam habilitados com o status "Ativo", caso contrário, utiliza o template padrão da plataforma.
É possível adicionar variáveis ao template para melhor customização, conforme apresentado na tela de edição do template e também realizar a customização do título do e-mail. Além disso, na tela de edição de template é possível visualizar uma prévia do template e também enviar um e-mail de teste do mesmo para melhor validação.
Abaixo há exemplo de HTML (sem customização) para testar as variáveis disponíveis:
...
| Panel | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||||
Para acessar siga o caminho: |
Essa documentação demonstra a criação de avaliações de privacidade por meio dos modelos criados anteriormente.
Índice:
| Table of Contents | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Visualização da página inicial:
Na página inicial é demonstrado uma lista das Avaliações já criadas, indicando o numero de envios por cada situação, sendo as situações: Em andamento, Aguardando Av., Concluídas e Expiradas:
| Info |
|---|
O numero indica o numero de envios em um status, nesse exemplo acima há dois envios “Em Andamento”, um envio em “Aguardando Av.” e três envios como “Concluídas”. |
Utilizando Filtros:
É possivel filtrar avaliações no ícone de filtro (
) conforme os campos:
Datas de criação: início e fim do período de criação do conjunto de avaliações.
Nome da avaliação.
Descrição.
Tipo de Cálculo: Média ou Subtração.
Avaliador: Usuario indicado para avaliador do conjunto de avaliações durante a criação.
Status: Situação atual da avaliação.
Modelos: Modelo utilizado na criação na avaliação.
Pode se aplicar múltiplos filtros para obter um resultado mais granular da lista de avaliações.
Criação da avaliação:
Durante a criação da Avaliação nós temos os registros de:
Dados Pessoais:
Nome: Nome dado a avaliação.
Descrição: Descrição da avaliação.
Modelo: Escolher o Modelo de Avaliação criado anteriormente.
Tipo de avaliação e Responsáveis:
Tipo de avaliação: A avaliação padrão é enviada através da plataforma de forma imediata ou agendada. As avaliações do tipo "Portal de Autoatendimento" ficarão disponíveis lá e não poderão ser agendadas.
Avaliadores: Aqueles que poderão avaliar formulario após o preenchimento, gerando a nota da avaliação conforme as respostas, podendo assimilar as opções escolhidas pelo usuário que realizou a avaliação a uma pontuação.
DPO: Consegue realizar a revisão das pontuações definidas pelo avaliador na etapa anterior.
Opcionais:
Recorrência: A cada X dias que você escolher, a avaliação será reenviada automaticamente. Pode ser mantida em 0 caso não haja Recorrência.
Definição de Prazos: Define o prazo em dias de quanto tempo a avaliação tem para ser respondida. Pode ser mantida em 0 caso não haja prazo.
Vincular: É possível atribuir a avaliação a um Fornecedor e/ou Atividade de Tratamento.
Realizando o envio da Avaliação:
Após realizar as configurações de um conjunto avaliativo, você pode realizar o envio efetivo de um formulario na aba Envios, utilizando a opção de “+ Envio”:
Antes de realizar o envio, é possivel definir algumas configuração que só serão ativas nos usuarios e fornecedores efetivados nesse respectivo envio, sendo elas:
Recorrência: Ao definir esse envio como recorrente, quando o prazo definido nas configurações da avaliação for alcançado, a avaliação será reenviada automaticamente aos responsáveis.
Notificação por e-mail: Ao desabilitar esta opção, os responsáveis não receberão notificações por e-mail sobre o andamento da avaliação.
Permitir a visualização das avaliações apenas para os responsáveis: Ao habilitar essa opção, somente os responsáveis pela avaliação terão acesso. Caso contrário, apenas usuários com acesso à plataforma e ao módulo de diagnósticos poderão visualizá-la.
É possível decidir uma data predeterminada para a avaliação ser enviada:
Na seção de Usuários Internos e Externos é onde serão selecionados os usuários para quem serão enviados as avaliações.
Acessos internos: São usuarios cadastrados na plataforma, como por exemplo, um colaborador do time de privacidade da empresa. É possível adicionar novos usuários internos em Configurações > Meus Acessos.
Acessos externos: São agentes que não possuem acesso a plataforma, e que apenas receberão por email a avaliação para preenchimento, sendo por exemplo, o email de um DPO externo que precisa preencher uma avaliação. (essa opção não cria um acesso a plataforma, apenas permite o preenchimento da avaliação)
Também é possível enviar avaliações diretamente para fornecedores e entidades criadas na plataforma, utilizando o respectivo email em seus cadastros. Realizando a seleção de um ou mais emails para envio, basta finalizar o envio na opção Salvar.
Fluxo de avaliações enviadas
As avaliações seguem um fluxo com base no seu Status atual, sendo os possíveis status:
Enviada: Após o envio da avaliação ela será mantida nesse status inicial, até que o respondente a acesse para o preenchimento.
Em preenchimento: Após o acesso do usuario na avaliação, a mesma será mantida Em preenchimento até a finalização da avaliação pelo respondente,
Em revisão: Recebendo as respostas das avaliações, os avaliadores terão acesso para avaliar e pontuar cada resposta com base no nível de maturidade disponível para cada questão no modelo.
Em revisão (DPO): Finalizada a revisão pelos avaliadores, a mesma é enviada para revisão final pelo DPO cadastrado nas configurações.
Concluída: Após a Finalização da revisão pelo DPO, a avaliação desse usuario é concluída.
Expirada: Em caso de se utilizar configurações de prazos para as avaliações, caso seja quebrado o prazo definido, a avaliação entra em status de expiração.
Avaliações concluídas:
Após o DPO avaliar, a avaliação será concluída e terá sua pontuação exibida na coluna “Pontuação”, sendo baseada no tipo de calculo definido pelo modelo:
