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Para a importação de ativos, é necessário fazer o upload dos dados por meio de um documento Excel (.xlsx) com o template abaixo, segue exemplo:
| View file | ||
|---|---|---|
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Importar a planilha para a plataforma
Para fazer a importação da planilha, basta ir em: Governança & Compliance → Data Mapping → Atividades de Tratamento → Selecionar a opção: “Importar”.
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Selecione a opção “Importação de planilha padrão”.
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Em seguida vai abrir três opções. Selecione a opção “Importar Tratamentos”.
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Procure pela planilha que deseja importar, clicando no botão “Browse” e em seguida em “Salvar”.
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Em seguida a planilha começará a ser importada. É possível ver o progresso da importação e qual tipo de dado está sendo importado.
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É possível ver o progresso da importação e qual tipo de dado está sendo importado.
Assim que terminar de ser realizada a importação o status mostrará que a mesma foi concluída.
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Desfazer a Importação da planilha
Importou a planilha errada ou fez alguma atualização nela e quer importar ela e apagar os registros da antiga? Sem problemas! Você consegue desfazer a importação rapidamente.
Para desfazer a importação, clique em “Importação”.
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Em seguida clique em “Importação de planilha padrão”
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Em seguida vai abrir três opções. Selecione a opção “Desfazer Importação”.
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Selecione o Checkbox das planilhas que deseja desfazer a importação e clique no botão vermelho “Sim”
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Pode ser que demore algum tempo para desfazer a importação, caso haja um grande volume de atividades de tratamento e metadados. Após isso, a planilha aparecerá em “Importações Deletadas”
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Configurando a planilha.
Informações Gerais dos Ativos
Aqui seguimos com exemplos baseados na planilha de exemplo que disponibilizamos no início desse documento.
Um ativo pode ser criado assim que a primeira aba for preenchida. Outros dados são adicionais não obrigatórios.
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Coluna
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Descrição
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Código
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Identificador utilizado na tabela para relacionar os ativos com seus dados. Esse dado deve ser um número maior que 0.
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Nome
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Nome do ativo.
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Descrição
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(Opcional) Texto descritivo da atividade de tratamento.
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Website
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Website do ativo. Certifique-se que esse website está cadastrado em sua conta.
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Grupo
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Grupo das atividades de tratamento
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Área Responsável
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Área Responsável pelo preenchimento.
Usuários Responsáveis
Nessa tabela, você irá criar usuários para relacionar responsáveis à tarefas, entidades e finalidades de ativos.
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Coluna
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Descrição
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ID do Tratamento
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ID de relacionamento da atividade de tratamento definido na tabela 1.
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ID Interno
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Identificador utilizado na tabela para relacionar usuários.
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O e-mail do usuário. Certifique-se que o e-mail foi previamente registrado no sistema.
Pontos de Coleta
Os pontos de coleta de dados são a definição da origem dos dados coletados.
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Coluna
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Descrição
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ID do Ativo
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ID de relacionamento do ativo definido na tabela 1.
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Nome
...
Nome do ponto de coleta.
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Tipo
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Categoria de dados coletados. Deve ser uma das opções apresentadas.
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Website
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Website do ativo. Certifique-se que esse website está cadastrado em sua conta.
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Descrição
...
(Opcional) Descrição do ponto de coleta.
Dados Pessoais
Definição dos dados pessoais que serão importados
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Coluna
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Descrição
...
Id do Ativo
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ID de relacionamento do ativo definido na tabela 1.
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Id Interno
...
Identificador utilizado na tabela para relacionar dados pessoais.
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Categoria
...
Categoria de dados pessoais. Se não existir, será criada automaticamente.
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Nome do Dado
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Nome do dado sensível.
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Dado Sensível?
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Se o dado é sensível, marcar Sim. Se não, marcar Não.
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Descrição
...
(Opcional) Descrição do dado pessoal.
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É obrigatório?
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Se for obrigatório selecionar Sim, se não, Não.
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Dados de criança ou adolescente?
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Marcar se as informações são de Criança ou adolescente.
Tipos de Titular por Dado Pessoal
Tabela de relacionamento entre dados pessoais com tipos de titular.
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Coluna
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Descrição
...
Id do Dado Pessoal
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Identificador interno de dado pessoal definido na tabela 4.
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Nome
...
Nome do tipo do titular.
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Descrição
...
(Opcional) Descrição do tipo de titular.
Regulamentações
Regulamentações de dados por idioma.
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Coluna
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Descrição
...
ID
...
Identificador utilizado na tabela para relacionar regulamentações. Deve ser um número maior que 0.
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Nome
...
Nome da regulamentação.
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Código
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Código da regulamentação.
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Idioma
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Idioma da regulamentação. Aceita apenas as entradas pré-definidas.
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Ativo?
...
Se a regulamentação for ativa, marcar Sim. Se não, marcar Não.
Finalidades
Finalidade dos dados coletados.
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Coluna
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Descrição
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ID do Ativo
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ID de relacionamento do ativo definido na tabela 1.
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Descrição da Finalidade
...
Descrição da finalidade dos dados.
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Prazo de Retenção
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Prazo de retenção de dados. Deve ser uma data válida.
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Hipótese Legal
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Motivo para o registro dos dados. Deve ser um dos valores pré-definidos.
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ID de Regulamentação
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Identificador de regulamentação definido na tabela 6.
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Justificativa
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(Opcional) Descrição da justificativa de retenção dos dados.
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Detalhes
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(Opcional) Descrição dos detalhes da retenção de dados.
Entidades
Entidades de gerenciamento de dados.
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Coluna
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Descrição
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ID da Entidade
...
Identificador utilizado na tabela para relacionar entidades. Deve ser um número maior que 0.
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Nome da Entidade
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Nome da entidade.
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Tipo de Entidade
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Classificação da entidade. Deve ser um dos valores pré-definidos.
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País
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País de origem da entidade.
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E-mail de contato da entidade.
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Telefone
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Número de telefone de contato da entidade. Deve ser um número sem espaços ou caracteres especiais.
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Responsável
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Identificador de usuário definido na tabela 2.
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Agente de Tratamento
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Classificação de agente de tratamento.
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Ativo?
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Se estiver ativo, marcar como Sim. Se não, marcar como Não.
Transições
Transição de dados entre entidades.
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Coluna
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Descrição
...
ID do Ativo
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ID de relacionamento do ativo definido na tabela 1.
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Nome
...
Nome da transição.
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Ordem
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Ordem da transição. Deve ser um número maior que 0.
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Direção da Transição
...
Direção da transição de dados. Deve ser um dos valores pré-definidos.
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Etapa na Origem
...
Etapa realizada na origem dos dados. Deve ser um dos valores pré-definidos.
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Etapa no Destino
...
Etapa realizada no destino dos dados. Deve ser um dos valores pré-definidos.
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Entidade de Origem
...
ID de relacionamento da entidade definido na tabela 8.
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Entidade de Destino
...
ID de relacionamento da entidade definido na tabela 8.
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Modo de Transição
...
Modo de transição da entidade. Deve ser um dos valores pré-definidos.
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Segurança da Transição
...
Método de segurança da transição de entidades. Deve ser um dos valores pré-definidos.
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Registros por Transição
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Número aproximado de registros por transição. Deve ser um dos valores pré-definidos.
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Frequência
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Frequência em que as transições ocorrem. Deve ser um dos valores pré-definidos
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Observações
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(Opcional) Texto com observações sobre a transição.
Controles
Configuração de controle de ativos.
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Coluna
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Descrição
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ID do Ativo
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ID de relacionamento do ativo definido na tabela 1.
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Medidas
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Descrição das medidas tomadas no tratamento de ativos.
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Nível de conformidade adequado?
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Se estiver Sim, o nível de conformidade será confirmado. Se estiver Não, não será confirmado.
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Contato com operadores?
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Indica se existe contato com operadores ao marcar Sim, caso contrário, marcar Não.
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Plano de Remoção de Dados
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(Opcional) Descrição do plano para remoção dos dados do ativo.
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Impacto da remoção
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(Opcional) Descrição do impacto da remoção dos dados do ativo.
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Remoção automática?
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Sim se os dados devem ser removidos automaticamente. Ao contrário, Não.
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Existem leis que impedem remoção?
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Quando Sim, indica que existem leis impedindo a remoção. Marcar Não se não for o caso.
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Critérios
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(Opcional) Descrição dos critérios do controle de dados.
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Comentários
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(Opcional) Comentários sobre os critérios do ativo.
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Outra regulamentação aplicável
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(Opcional) ID de relacionamento de regulamentações definido na tabela 6.
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Observações adicionais sobre a remoção
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(Opcional) Descrição de observações adicionais.
Riscos
Riscos do tratamento de dados.
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Coluna
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Descrição
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ID do Ativo
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ID de relacionamento do ativo definido na tabela 1.
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Impacto
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Nível do impacto do risco. Deve ser um dos valores pré-definidos.
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Probabilidade
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Probabilidade do risco se tornar real. Deve ser um dos dados pré-definidos.
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Categoria
...
Categoria do risco. Deve ser um dos dados pré-definidos.
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Título
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Nome do risco.
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Descrição
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(Opcional) Descrição do risco.
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Risco
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Explicação do risco.
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Plano
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Plano para conter caso o risco se torne real.
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Situação
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O status atual de risco. Deve ser um dos dados pré-definidos.
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Data
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Data de quando o risco deve ser considerado. Deve ser uma data válida.
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Aprovador
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ID de relacionamento de usuário definido na tabela 2.
Tarefas
Tarefas para realizar no ativo.
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Coluna
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Descrição
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ID do Ativo
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ID de relacionamento do ativo definido na tabela 1.
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Título
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Nome da tarefa.
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Tag
...
Tag da tarefa.
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Descrição
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(Opcional) Descrição da tarefa.
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Criado Em
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Data da criação da tarefa. Deve ser uma data válida.
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Prazo
...
Prazo final da tarefa. Deve ser uma data válida.
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Nível de conclusão.
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Porcentagem de conclusão da tarefa. Deve ser um número entre 0 e 100.
Metadados
Metadados do ativo.
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Coluna
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Descrição
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ID do Ativo
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ID de relacionamento do ativo definido na tabela 1.
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Chave
...
Chave do metadado.
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Valor
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Valor do metadado.
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Categoria
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| Panel | ||
|---|---|---|
| ||
Para acessar siga o caminho: |
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O que é:
Essa documentação explica os campos da planilha modelo de importação das atividades de tratamento (RoPA), e disponibiliza a mesma em CSV e XLSX.
| Note |
|---|
A importação das atividades de tratamento segue a premissa de que o empresa não possui atividades já cadastradas na plataforma. A importação não é otimizada para atualização dos dados já cadastrados anteriormente. |
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índice:
| Table of Contents | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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Passo a passo:
Para realizar a importação das atividades de tratamento, caso já se tenha um mapeamento das informações e processos de atividades, as mesmas sejam incluídas na planilha conforme o modelo de importação utilizado pela Privacy Tools.
Se ainda não há nenhum mapeamento, recomendamos que você comece a mapeá-las diretamente na plataforma.
Arquivos para download:
Planilha em XLSX:
| View file | ||
|---|---|---|
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Antes de preencher:
Abas:
A planilha de importação e dividida em diversas abas, cada uma com uma sessão da plataforma. Não é necessario importar todas as abas, mas por padrão as abas Informações Gerais da Atividade e Pontos de Coleta são obrigatórias.
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Cores das colunas:
Por convenção, utilizamos um esquema de cores para sinalizar algumas funções especificas na planilha:
Azul escuro: Estes são campos padrões que geram uma informação na plataforma ou alterar algum permissionamento, por exemplo, o campo Nome da atividade de tratamento irá alterar o o campo de Nome do RoPA.
Azul Claro: Os campos em Azul Claro são códigos que você cria para relacionar informações entre abas. Por padrão recomendamos utilizar campo numéricos, mas não existe uma limitação de caractere. Os códigos criados são inseridos nos campos Roxoscom o mesmo código criado.
Roxo: Estes campos recebem um ID para que realize a conexão entre abas da planilha. Normalmente é possivel utilizar mais de um código para relacionar vários itens. Exemplo abaixo
Exemplo de relacionamento de abas:
Nesse exemplo, na aba Dados pessoais, o dado pessoal “Nome Completo” tem ID Interno = 1;
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Em outra aba, Tipos de Titular por Dado Pessoal, é possivel no campo Roxo= “ID do dado pessoal”, relacionar um Dado pessoal para um Tipo de titular.
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Nesse caso, está sendo relacionado o “Nome completo” com “Cliente” e “Funcionário”. Traduzindo de forma mais legível, é coletado do Cliente e do Funcionário seus Nomes completos.
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Campos de preenchimentos
Descrição dos campos:
Separamos em quatro colunas abaixo para que se possa entender melhor cada campo de preenchimento:
Coluna: Nome do campo.
* irá indicar que o campo é Obrigatório
Descrição: Breve descrição de como preencher o item.
Tipo: Se o campo é preenchimento de Texto livre ou um Seleção
Restrição: Se o campo possui limite de caractere e qual o limite.
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Aba: Informações Gerais dos ativos
Coluna | Descrição | Tipo | Restrição |
|---|---|---|---|
Código* | Defina um código de identificação para as Atividades de Tratamento a serem listadas. | Texto livre | N/A |
Nome* | Informe o nome da Atividade de Tratamento. | Texto livre | Limite máximo 200 caracteres |
Descrição | Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações sobre os atividades de tratamento. | Texto livre | N/A |
Grupo | Escolha um grupo ao qual essa atividade de tratamento pertence | Seleção | N/A |
Área Responsável | Definir uma área responsável ao qual essa atividade pertence | Seleção | Necessário já estar criado na plataforma |
Visibilidade* | Defina quem da sua equipe cadastrado em sua conta Privacy Tools poderá visualizar a Atividade de Tratamento: “1”= Pública; | Seleção | Caso seja selecionado 2 ou 3, será necessário, obrigatoriamente ter: usuários responsáveis ou áreas responsáveis atreladas na atividade de tratamento. |
Tipo da Atividade de Tratamento* | Escolha uma das opções da lista ou crie as suas opções personalizadas através de sua empresa na Privacy Tools em: Configurações > Preferências > Tipos de Ativos/Atividades de Tratamento | Seleção | Necessário já estar criado na plataforma |
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Aba: Usuários Responsáveis
Coluna | Descrição | Tipo | Restrição |
|---|---|---|---|
Código da atividade | Relaciona a aba com o código da atividade de tratamento. | Texto livre | Necessário ser um código valido, cadastrado na primeira aba |
ID Interno | Atribua um ID interno de sua escolha para utilização nesta planilha de importação | Texto livre | N/A |
E-mail do usuário responsável | Seleção | Seleção |
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Aba: Pontos de Coleta
Coluna | Descrição | Tipo | Restrição |
|---|---|---|---|
Código das Atividades* | Relaciona a aba com o código da atividade de tratamento. | Texto livre | Necessário ser um código valido, que foi cadastrado na primeira aba |
Nome* | Defina um ponto de coleta, como por exemplo: Aplicativo mobile, Site ou Integração via API. | Texto livre | N/A |
Tipo* | Defina como será coletado, E-mail, Banco de dados ou Aplicativo Mobile. | Seleção | Seleção |
Website | Informe o site | URL | N/A |
Descrição | Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações sobre a coleta. | Texto livre | N/A |
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Aba: Dados Pessoais
Coluna | Descrição | Tipo | Restrição |
|---|---|---|---|
Código das Atividades | Informe o código definido na aba "Informações Gerais da Atividade", coluna "A". | Texto livre | Necessário ser um código valido, que foi cadastrado na primeira aba |
ID Interno | Esse ID é de uso exclusivo nesta planilha, com o intuito de referenciar e ligar os dados pessoais em outras abas/seções do mapeamento | Texto livre | N/A |
Categoria | Escolha uma das opções da lista ou informe uma nova categoria mais adequada para o seu mapeamento. | Seleção | Seleção |
Nome do Dado | Para cada linha, deve-se informar somente um dado pessoal. Se em uma Atividade de Tratamento são coletados três dados pessoais, é necessário criar três linhas diferentes, com o mesmo código de Atividade de Tratamento - é através do código que fazemos o vínculo dos dados pessoais com a Atividade de Tratamento. | Texto livre. | Limite máximo 100 caracteres |
Dado Sensível? | Definir se este dado é sensível, sim ou não. | Seleção | Sim ou Não. |
Descrição | Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações sobre o dado pessoal coletado. | Texto livre | Limite máximo 500 caracteres |
Dados de criança ou adolescente? | Selecionar se é criança Sim ou Não. | Seleção | Sim ou Não. |
É obrigatório? | Selecionar o tipo. | Seleção | Sim ou Não. |
Onde o dado é salvo? | Define onde o dado é salvo no contexto da atividade de tratamento | Texto livre | Limite máximo 200 caracteres |
Forma de gravação do dado | 0: Não há informação 1: Aberto 2: Criptografado 3: Anonimizado 4: Protegido por senha 5: Protegido por MFA 6: Protegido por certificado digital | Numero de referencia conforme o tipo de gravação. | |
Limite de acessos na origem |
| Seleção | Numero de referencia conforme o campo. |
Auditoria de acesso ao dado |
| Seleção | Numero de referencia conforme o campo. |
Tipo de dado |
| Seleção | Numero de referencia conforme o campo. |
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Aba: Tipos de Titular por Dado Pessoal
Coluna | Descrição | Tipo | Restrição |
|---|---|---|---|
ID do Dado Pessoal | Preencha este campo com o ID atribuído aos dados pessoais na aba "Dados Pessoais" desta planilha. | Texto livre | N/A |
Nome | Escolha uma das opções da lista ou informe uma nova categoria de Titular mais adequada para o seu mapeamento. | Seleção | Seleção |
Descrição | Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações sobre o titular de dados pessoais. | Texto livre | N/A |
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Aba: Regulamentações
Na parte de Regulamentações, você pode adicionar novas regulamentações à plataforma. Ao definir as finalidades de tratamento de dados, essas leis e normas servem como embasamento legal.
Coluna | Descrição | Tipo | Restrição |
|---|---|---|---|
ID Interno | No campo "ID interno", insira o ID para ser utilizado em vinculações em outras abas. | Texto livre | N/A |
Nome | Nome da regulamentação. | Texto livre | N/A |
Código | Código para identificação da regulamentação na plataforma. (não confundir com ID interno) | Texto livre | N/A |
Idioma | Idioma da Regulamentação:
| Seleção | Necessário ser um dos idioma disponível na plataforma. |
Ativo? | Se a regulamentação está ativa ou inativa. | Seleção | Ativo / Inativo |
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Aba: Finalidades
Na aba finalidades, é possível selecionar quais dados serão à elas vinculados. Basta informar o ID do dado cadastrado na coluna ID interna do dado pessoal, os separando por “|”.
Caso desejar selecionar todos os dados, necessário colocar “*” na coluna;
Coluna | Descrição | Tipo | Restrição |
|---|---|---|---|
Código das Atividades | Informe o código definido na aba "Informações Gerais da Atividade", coluna "A". | Texto livre | Necessário ser um código valido, que foi cadastrado na primeira aba |
Descrição | Caso desejar, descreva mais detalhadamente informações as finalidades. | Texto livre. | N/A |
Prazo de Retenção | Definir data fixa, informar prazo em dias, indeterminado e prazo determinado | Seleção | Seleção |
Hipótese | Selecione o ambiente regulatório (LGPD ou GDPR) e ao lado a hipótese. É importante destacarmos que a lista de bases legais é feita de uma forma geral. | Seleção | Seleção |
ID de Regulamentação | Utilizar a ID atribuída na aba de "Regulamentações" | Texto livre | Sem restrições |
Justificativa | Justificativa para escolha dessa hipótese | Texto livre | Sem restrições |
Detalhes | Outros detalhes regulatórios | Texto livre | Sem restrições |
Tipo de Retenção |
| Seleção | Numero de referencia conforme o tipo da retenção. |
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Aba: Entidades
Coluna | Descrição | Tipo | Restrição |
|---|---|---|---|
ID da Entidade | Informar a ID | Texto livre | N/A |
Nome da Entidade | Escreva o nome da Entidade | Texto livre | Limite máximo 200 caracteres |
Tipo de Entidade | Selecionar o tipo de Entidade | Seleção | Seleção |
País | Informe o nome do país na língua Inglesa | Seleção | Seleção |
Informar o e-mail | Texto livre | Limite máximo 200 caracteres | |
Telefone | Informar o telefone | Texto livre | Limite máximo 200 caracteres |
Responsável | Selecionar o responsável | Seleção | Usuario deve estar cadastrado na plataforma |
Agente de Tratamento | Informar o tipo de agente de tratamento | Seleção | Tipo deve estar cadastrado na plataforma |
Ativo? | Informe se é ativo Sim ou Não | Seleção | Sim ou Não |
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Aba: Transições
É possível:
1) nas colunas ID da entidade de origem e ID da entidade de destino, fazer associação n:n, separando as ID das entidades por “|”. Se colocadas 2 entidades origem e uma destino, por exemplo, serão criadas duas transições, com a mesma entidade de destino e cada uma com uma entidade de origem diferente;
2) na coluna ID interna do dado pessoal, é possível selecionar quais dados serão vinculados nas transições. Basta informar o ID do dado cadastrado na coluna ID interna do dado pessoal, os separando por “|”.
Caso desejar selecionar todos os dados, necessário colocar “*” na coluna;
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Aba: Controles
Coluna | Descrição | Tipo | Restrição |
|---|---|---|---|
Código das Atividades | Código atividade de tratamento | Texto livre | Necessário ser um código valido, que foi cadastrado na primeira aba |
Medidas | Medidas para transferência internacional | Texto livre | N/A |
Nível de conformidade adequado? | Informar se existe nível de conformidade | Seleção | Sim ou Não |
Contrato com operadores? | Informar se existe contrato com outras operadoras | Seleção | Sim ou Não |
Plano de Remoção de Dados | Descrever o plano de remoção de dados | Texto livre | N/A |
Impacto da remoção | Descrever o impacto desta remoção | Texto livre | N/A |
Remoção automática? | Informar se deve ocorrer remoção automática | Seleção | Sim ou Não |
Existem leis que impedem remoção? | Informar se existem leis que impedem a remoção | Seleção | Sim ou Não |
Critérios | Descreva os critérios com mais detalhes | Texto livre | N/A |
Comentários | Descreva algum comentário sobre os controles | Texto livre | N/A |
Outra regulamentação aplicável | Informar se existe outra regulamentação | Seleção | Sim ou Não |
Observações adicionais sobre a remoção | Descreva uma observação adicional | Texto livre | N/A |
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Aba: Tarefas
Coluna | Descrição | Tipo | Restrição |
|---|---|---|---|
Código das Atividades | Código atividade de tratamento | Texto livre | Necessário ser um código valido, que foi cadastrado na primeira aba |
Titulo | Nome do titulo | Texto livre | N/A |
Tag | Informe a tag das tarefas | ||
Descrição | Informe a descrição da tarefa | Texto livre | N/A |
Criado Em | Data de criação | Tipo Data | N/A |
Prazo | Prazo de conclusão da tarefa | Tipo Data | N/A |
Nível de Conclusão | Informar o nível de conclusão |
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Aba: Grupos
Coluna | Descrição | Tipo | Restrição |
|---|---|---|---|
ID Interno | Código do ID | Texto livre | N/A |
Nome | Informar o nome dos ativos | Texto livre | N/A |
Status | Inserir o status:
| Numérico | N/A |
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Aba: Áreas Responsáveis
Coluna | Descrição | Tipo | Restrição |
|---|---|---|---|
ID Interno | Código do ID | Texto livre | N/A |
Nome | Definir o nome da área responsável | Texto livre | Limite máximo 200 caracteres |
Inicias | Indica a inicial da Área responsável | Caractere | Limite máximo 1 caracteres |
Ativo? | Definir se é ativo sim ou não | Seleção | Sim ou Não |
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Aba: Campos Personalizados
Coluna | Descrição | Tipo | Restrição |
|---|---|---|---|
Código das Atividades | Código da Atividade de Tratamento | Texto livre | Necessário ser um código valido, que foi cadastrado na primeira aba |
Label do Campo | Nome do campo personalizado que está cadastrado na plataforma. | Seleção | Necessita ser um campo personalizado cadastrado na plataforma |
Conteúdo | Valor do campo relacionado. | A variar do tipo de campo | Necessita ser um campo personalizado cadastrado na plataforma |
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