A solução de Workflow tem como objetivo a criação de fluxos automáticos a partir de interações com a plataforma. Com estas automações, será possível definir fluxos e gatilhos que irão resultar em processos posteriores no produto.
Exemplo: no programa de privacidade da sua empresa ficou definido que, ao realizar a criação de uma nova política ou termo relacionado à privacidade e proteção de dados, uma outra pessoa terá de revisar o documento para que ele possa ser publicado.
Manualmente, o processo acima poderia ser realizado com o envio de uma mensagem por whatsapp ou até mesmo um e-mail a pessoa que deverá revisar o termo. Contudo, nas demandas do dia a dia, este procedimento pode ser esquecido visto qualquer contratempo ocorrido, o que trará dificuldades na rápida execução do processo.
Com o uso da solução de workflow, será possível definir que este fluxo ocorra automaticamente, a partir do gatilho acionado. Assim, ao gerar uma política nova, a própria plataforma irá elencar uma tarefa ao revisor, enviando ao seu e-mail uma notificação e deixando o registro do plano dentro da solução.
Como utilizar?
No menu lateral, ao clicar no ícone do Workflow, serão apresentados dois botões: Meus fluxos e Meus gatilhos.
Ao clicar em Meus fluxos, você poderá promover a criação dos fluxos que serão realizados posteriormente quando os gatilhos forem acionados.
Nome: nome do fluxo a ser realizado;
Descrição: local onde uma breve descrição poderá ser escrita para detalhar as ações do fluxo;
Situação: opção de escolha entre Ativo ou Inativo, para definição do status atual do fluxo;
Tipo de ação: neste ponto, são listados os fluxos que podem ser gerados a partir dos gatilhos acionados dentro da solução. Entre eles estão:
Ao selecionar cada tipo de fluxo, uma nova série de lacunas são abertas relacionadas com a opção preferida. No caso de seleção da opção de Consumir APIs externas, a plataforma irá solicitar o método e o formato de autenticação para o consumo da API:
Da mesma forma, ao selecionar que o fluxo executado será a criação de uma tarefa, a plataforma irá questionar a identificação desta ação:
Ao salvar o fluxo, ele ficará listado na página inicial dos Meus fluxos, onde será possível posteriormente a sua duplicação ou exclusão:
Em Meus gatilhos, após ter listados os fluxos automáticos do sistema, será possível criar as ações que irão ativar as demandas pré-programadas. Ao clicar em adicionar um gatilho, será aberta uma tabela de opções:
Nome: identificação do gatilho a ser utilizado;
Situação: classificação do status do gatilho, se está ativo ou inativo;
Eventos: listagem de eventos que poderão ocorrer e que serão os gatilhos para a execução dos fluxos pré-definidos. É possível selecionar mais de um evento para cada fluxo;
Logo após definir os gatilhos e elencar o status atual da ação, é possível estabelecer as Condições para execução do gatilho, ou seja, o que precisará ter ou ocorrer no evento para que o fluxo a ser definido logo em seguida seja executado:
Em O que executar, é possível adicionar um mais fluxos que serão realizadas quando o gatilho for acionado por conta de uma alteração manual ou execução de evento automatizado:
Desta forma, ao final da configuração, teremos:
O gatilho que irá gerar um fluxo automatizado (exemplo: criação de uma nova política na plataforma)
As condições para a execução do gatilho (exemplo: quando um campo da política conter companyID)
O fluxo que será criado automaticamente após o gatilho ser acionado (exemplo: criação de uma tarefa para a aprovação da nova política por parte de um usuário)
Ao final, você poderá também elencar os prazos de execução do procedimento, de novas tentativas ou até mesmo de validade da ação automatizada pelo Workflow:
Delay de evento (em segundos) - tempo para a ativação do fluxo após a ocorrência do gatilho
Executar a partir de - data inicial onde passará a ser ativo o gatilho
Executar até - data final, onde posteriormente o status do gatilho torna-se inativo
Executar apenas em - possibilidade de definir data única para a execução do gatilho estar ativa
Deseja executar retentativas? - possibilidade de definir fluxos de novas tentativas em caso de falha da execução do fluxo após acionamento do gatilho.
Ao selecionar a opção Sim no recurso de execução de retentativas, é possível definir a quantidade de novas tentativas, assim como o usuário que será notificado por este procedimento.
Ao salvar o novo gatilho, ele ficará listado na tela inicial do recurso, com a possibilidade de exclusão a qualquer momento. Para isso, basta acionar o ícone da lixeira em vermelho, localizado ao lado de cada processo que for criado e salvo.
Ao lado do ícone vermelho, está localizada a opção de acesso aos logs do evento, em azul. Ao selecionar este recurso, você conseguirá visualizar todos os logs gerados dentro do gatilho pelas ações de acionamento do processo: