O que é:

Em modelos você poderá criar modelos para utilização em avaliações que serão enviadas. dessa forma é possível personalizar perguntas e criar condições de acionamento de outras ferramentas.

A ferramenta também conta com uma base de avaliações pré-definidas com modelos relacionados as principais normas e regulações de privacidade

Passo a Passo:

Índice:

Na tela, temos as opções de:

• Adicionar modelo: crie um novo modelo de avaliação nesse botão.

• Modelos prontos: a plataforma disponibiliza alguns modelos prontos padrões baseados na LGPD.

• Meus modelos: os seus modelos criados aparecerão nessa aba.

• Duplicar: no botão de duplicar você cria uma cópia do modelo escolhido. Caso ele seja um padrão, aparecerá dentro da guia “Meus modelos“, onde poderá ser editado depois.

Modelos prontos:

Modelos prontos fornecidos pela plataforma são:

• DPIA

• Iso27000

• LIA

• vendor SI

Ao clicar no titulo da avaliação será aberto o modelo. Os modelos padrões não são editáveis, mas é possível utilizar a opção de Duplicar para que seja criada uma copia editável do modelo pré-definido

O botão “Criar Avaliação' irá ser aberto uma aba para criação e edição da avaliação com o modelo que foi escolhido.

Adicionar modelo:

Para adicionar um novo modelo, basta clicar no botão “adicionar modelo”

Será então aberto uma tela solicitando o modelo, nome do novo modelo, descrição e Template de Maturidade

Após preencher as informações, basta clicar em salvar.

Campos de edição do modelo

Na pagina haverão primeiramente quatro abas:

• Cabeçalho: Define o cabeçalho da avaliação

• Corpo: Define as questões de preenchimento e suas categorias

• Rodapé: Define o rodapé da pagina

• Versionamento: Ferramenta para o versionamento da avaliação

Os campos de Cabeçalho e Rodapé apresentam um campo de edição de texto que irá refletir ambos em seus respectivos locais na documentação. As edições incluem opções de personalização de texto, inserção de imagem e links:

Em versionamento é possível criar uma nova versão, onde será descrito a versão atual, as versões anteriores, e a data de criação da nova versão:

Em Corpo, Nos campos acima é demonstrado algumas informações gerais dos modelos como:

• Template de Maturidade: Define o template de maturidade

• Nome: Nome do modelo

• Descrição: Descrição do modelo

• Data de criação: Data em que o modelo foi criado

• Este modelo é editável:

  • Não: Se este modelo possuir avaliações já enviadas ou após o envio da primeira, não será permitida a sua edição.

  • Sim: Este modelo poderá ser editado mesmo possuindo avaliações que já foram ou serão enviadas.

Logo abaixo haverão as opções de edição das questões da avaliação:

Em seguida, no botão “Adicionar Categoria“ é possível classificar as questões por área, por exemplo, como Segurança, Administrativo, Financeiro, etc.

Cadastrar a categoria e salvar:

Após salvar as informações, ele retornará para a tela de edição da avaliação.

Selecione a opção “Adicionar questão“:

Aparecerá a tela a seguir:

• Importar questão existente: Caso já existam questões cadastradas você pode importá-las nesse campo.

• Obrigatório: O checkbox é marcado caso a questão seja obrigatória

• Ordem: Qual a posição da questão na avaliação

• Tipo de questão:

  

  • Texto: Questão dissertativa;

  • Checkbox: Questão com caixa de preenchimento para selecionar ou retirar a seleção no campo;

  • Número: Questão com quesito númeral. Deverá ser informado um número na resposta;

  • Combo: Opção de selecionar mais de um item;

  • Arquivo de Upload: Botão para subir um documento;

  • Múltipla escolha: Poder marcar mais de uma alternativa;

  • Sim ou Não: Pergunta com resposta simples sendo sim para positivo e não para negativo;

  • Data: Questão com formato de data.

• Questão: Descreva a pergunta da avaliação.

• Campo observações: Marque o Checkbox caso deseje incluir um campo de observações abaixo da questão.

• Quantidade de caracteres: Defina o mínimo e máximo de caracteres da observação.

• Texto de ajuda: Caso seja necessário incluir um texto de apoio a quem responderá as questões.

• Natureza da questão:

  • Questão avaliativa: A questão será pontuada e contabilizada no Score final para definição do Nível de Maturidade.

  • Questão informativa: Questão não é contabilizada no score e é utilizada somente para coleta de informações.

Você pode vincular um risco em cada questão. Para isso, abaixo do “Texto de Ajuda” há a opção “Selecione um Risco para vincular com essa questão” e selecionar um risco cadastrado na plataforma.

Após preencher as informações, clique em “Avançar“:

A tela a seguir aparecerá em sequência:

• Primeiro escolha o controle: Selecione a opção de controle que mais se encaixa na questão.

• Agora escolha o critério: Selecione o critério da questão que mais se encaixe.

• 

  Referência: Caso queira incluir a referência da questão (Lei, ISO, Artigo etc).

Após selecionadas as opções, pode clicar em “Avançar“:

• Nível de maturidade: Define o nível de maturidade que o sistema pontuará e referente a qual resposta você quer definir a pontuação já cadastrada.

• Medidas para recomendar: Você pode digitar nesse campo a sugestão de Medida que aparecerá após a resposta da pontuação do avaliado ser definida. Já existem algumas medidas padrões cadastradas, mas você pode incluir manualmente as de sua escolha.

Lembre-se que após selecionar as medidas, você precisa clicar no botão “Adicionar“, para que elas apareçam na área de “Medidas Selecionadas“.

• Adicionar regra: Caso queira definir regras para a questão da avaliação.

Note que a aba ‘Minhas regras’ lista a regra recém adicionada. Agora é só clicar em ‘Salvar’:

Depois de adicionar uma ou mais questões ao modelo, temos:

Criando questão com lógica condicional

Quer que uma questão apareça apenas caso a resposta de alguma questão seja um valor definido por você?

Isto é possível com a edição de condicionais.

Para atribuir uma condição a uma questão é simples.

• Vamos criar uma questão de qualquer tipo;

  

  Neste caso foi criada uma questão de resposta simples “Sim” ou “Não”. Onde o respondente informará se sua empresa possui um DPO/Encarregado de dados pessoais.

• Criaremos uma nova questão que dependendo da resposta da primeira, ativará a segunda;

  

  Essa questão questiona o por que a empresa não tem um DPO/Encarregado.

• Voltando ao menu das questões, vamos selecionar na segunda questão a opção “Condicionais”;

  

• Selecionaremos qual questão que vai ser a dependência desta nossa segunda questão.

  

• No próximo passo vamos selecionar qual a resposta que vai ativar a segunda questão. Como setamos que a primeira questão a resposta é “Sim” ou “Não”, as alternativas da resposta condicional serão também “Sim” ou “Não”. Neste caso, o respondente respondendo a primeira questão utilizando a opção “Não” vai ativar a condição para a segunda questão.

  

• Selecionaremos agora qual o tipo da condição para ativar a segunda questão.

  

• Existem 7 tipos de condicionais.

  • Igual: A resposta da primeira questão será igual a da condição para ativar a segunda questão;

  • Diferente: A resposta da primeira questão será diferente a da condição para ativar a segunda questão;

  • Contém: Se na resposta da primeira questão conter a condição para ativar a segunda questão, então a mesma será ativada;

  • Maior Que: Caso a questão seja numeral, a condição será ativada se o número for maior que x, sendo x um número variável setado pelo usuário;

  • Menor Que: Caso a questão seja numeral, a condição será ativada se o número for menor que x, sendo x um número variável setado pelo usuário;

  • Existe: Caso exista parte da resposta setada na questão, será ativada;

  • Não Existe: Caso não exista nenhuma parte da resposta setada na questão, será ativada.

• Agora selecionaremos o que vai acontecer quando a condição for preenchida.

• 

  Existem 4 ações que a questão pode fazer.

  • Aparecer questão: Caso a condição seja preenchida, a segunda questão vai aparecer;

  • Esconder questão: Caso a condição seja preenchida, a segunda questão não irá aparecer;

  • Tornar Obrigatório: Caso a condição seja preenchida, será obrigatório responder a segunda questão;

  • Tornar não obrigatório: Caso a condição seja preenchida, não será obrigatório responder a segunda questão.

• Próximo passo é colocar a situação da condicional.

  • Ativo: A condição está ativa e quando for acionada ela irá disparar a ação;

  • Inativo: Mesmo que a condição seja acionada ela não irá disparar a ação setada.

Ou seja, em nosso exemplo, o respondente terá que informar selecionando “Sim” ou “Não” se há um DPO/Encarregado de dados em sua empresa. Caso ele responda “Não” a segunda questão aparecerá para ele responder o por que não há um DPO na empresa onde ele trabalha. Caso ele responda “Sim” a segunda questão não aparecerá pois setamos que a responda condicional é a alternativa “Não”, o tipo da condicional é “Igual” e a Ação da Condicional é “Aparecer questão” e a Situação da condicional está “Ativo”.

Realizando o envio das avaliações:

Selecionar ‘Enviar’:

Ao checar o e-mail de destinatário:

Clicando no link, teremos:

Nota: Existe a opção ‘Dúvidas’, onde é possível enviar junto ao formulário qualquer dúvida relacionada:

Ao preencher e clicar em ‘Enviar’:

Após clicar em ‘Ok’, o sistema retorna para a tela de preenchimento da avaliação:

Após o devido preenchimento e envio do mesmo, acessando a aba “Minhas resposta” teremos:

Ao selecionar o item:

Ainda na mesma tela, temos 'Comentários de revisão” e também temos a opção de visualizar as ultimas 3 respostas de cada questão.

Ao clicar no botão será exibido abaixo de cada resposta as respostas anteriores contendo data e hora que foram realizadas.

Versões

Governança & Compliance -> Diagnósticos -> Modelos

Modelos prontos → Podem ser duplicados para que seja criado uma versão da mesma.

Meus modelos -> na lista possui um novo botão para criar nova versão e ao editar haverá nova guia chamada de versionamento, no qual terá a lista das versões anteriores e também um botão para criar a versão;