Modelos

Ferramenta usada para criar modelos de avaliação dentro da plataforma para depois ser enviada.

Governança & Compliance → Diagnósticos → Modelos:

Na tela, temos as opções de:

• Adicionar modelo: crie um novo modelo de avaliação nesse botão.

• Modelos prontos: a plataforma disponibiliza alguns modelos prontos padrões baseados na LGPD.

• Meus modelos: os seus modelos criados aparecerão nessa aba.

• Duplicar: no botão de duplicar você cria uma cópia do modelo escolhido. Caso ele seja um padrão, aparecerá dentro da guia “Meus modelos“, onde poderá ser editado depois.

Modelos prontos:

Na aba de ‘Modelos prontos’, clique em ‘Criar avaliação’:

Em seguida, preencha os campos conforme a necessidade, e clique em ‘Salvar’:

Após salvar, basta clicar em ‘Enviar’:

O sistema vai mostrar as opções de envio conforme segue imagens.

• Usuários internos:

• Usuários externos:

• Fornecedores:

Na área de fornecedores é possível marcar o checkbox e encaminhar a avaliação para todos os Fornecedores cadastrados na plataforma, sem precisar marcar individualmente.

Entidades:

Adicionar modelo:

Governança & Compliance → Diagnósticos → Modelos:

Após preencher as informações, clicar em salvar.

Precisa - se definir se a avaliação será editável ou não.

Em seguida, no botão “Adicionar Categoria“ é possível classificar as questões por área, por exemplo, como Segurança, Administrativo, Financeiro, etc.

Cadastrar a categoria e salvar:

Após salvar as informações, ele retornará para a tela de edição da avaliação.

Selecione a opção “Adicionar questão“:

Aparecerá a tela a seguir:

• Importar questão existente: Caso já existam questões cadastradas você pode importá-las nesse campo.

• Obrigatório: O checkbox é marcado caso a questão seja obrigatória

• Ordem: Qual a posição da questão na avaliação

• Tipo de questão:

  

  Texto: questão dissertativa

  • Checkbox: Ex: Verdadeiro e Falso

• Número: Selecionar número

• Combo: Opção de selecionar mais de um item

• Arquivo de Upload: Botão para subir um documento.

• Múltipla escolha: Poder marcar mais de uma questão.

• Questão: Descreva a pergunta da avaliação.

• Campo observações: Marque o Checkbox caso deseje incluir um campo de observações abaixo da questão.

• Quantidade de caracteres: Defina o mínimo e máximo de caracteres da observação.

• Texto de ajuda: Caso seja necessário incluir um texto de apoio a quem responderá as questões.

• Natureza da questão:

  • Questão avaliativa: A questão será pontuada e contabilizada no Score final para definição do Nível de Maturidade.

  • Questão informativa: Questão não é contabilizada no score e é utilizada somente para coleta de informações.

Você pode vincular um risco em cada questão. Para isso, abaixo do “Texto de Ajuda” há a opção “Selecione um Risco para vincular com essa questão” e selecionar um risco cadastrado na plataforma.

Após preencher as informações, clique em “Avançar“:

A tela a seguir aparecerá em sequência:

• Primeiro escolha o controle: Selecione a opção de controle que mais se encaixa na questão.

• Agora escolha o critério: Selecione o critério da questão que mais se encaixe.

• 

  Referência: Caso queira incluir a referência da questão (Lei, ISO, Artigo etc).

Após selecionadas as opções, pode clicar em “Avançar“:

• Nível de maturidade: Define o nível de maturidade que o sistema pontuará e referente a qual resposta você quer definir a pontuação já cadastrada.

• Medidas para recomendar: Você pode digitar nesse campo a sugestão de Medida que aparecerá após a resposta da pontuação do avaliado ser definida. Já existem algumas medidas padrões cadastradas, mas você pode incluir manualmente as de sua escolha.

Lembre-se que após selecionar as medidas, você precisa clicar no botão “Adicionar“, para que elas apareçam na área de “Medidas Selecionadas“.

• Adicionar regra: Caso queira definir regras para a questão da avaliação.

Note que a aba ‘Minhas regras’ lista a regra recém adicionada. Agora é só clicar em ‘Salvar’:

Depois de adicionar uma ou mais questões ao modelo, temos:

Criando questão com lógica condicional

Quer que uma questão apareça apenas caso a resposta de alguma questão seja um valor definido por você?

Isto é possível com a edição de condicionais.

Para atribuir uma condição a uma questão é simples.

• Vamos criar uma questão de qualquer tipo;

  

  Neste caso foi criada uma questão de resposta simples “Sim” ou “Não”. Onde o respondente informará se sua empresa possui um DPO/Encarregado de dados pessoais.

• Criaremos uma nova questão que dependendo da resposta da primeira, ativará a segunda;

  

  Essa questão questiona o por que a empresa não tem um DPO/Encarregado.

• Voltando ao menu das questões, vamos selecionar na segunda questão a opção “Condicionais”;

  

• Selecionaremos qual questão que vai ser a dependência desta nossa segunda questão.

  

• No próximo passo vamos selecionar qual a resposta que vai ativar a segunda questão. Como setamos que a primeira questão a resposta é “Sim” ou “Não”, as alternativas da resposta condicional serão também “Sim” ou “Não”. Neste caso, o respondente respondendo a primeira questão utilizando a opção “Não” vai ativar a condição para a segunda questão.

  

• Selecionaremos agora qual o tipo da condição para ativar a segunda questão.

  

• Existem 7 tipos de condicionais.

  • Igual: A resposta da primeira questão será igual a da condição para ativar a segunda questão;

  • Diferente: A resposta da primeira questão será diferente a da condição para ativar a segunda questão;

  • Contém: Se na resposta da primeira questão conter a condição para ativar a segunda questão, então a mesma será ativada;

  • Maior Que:

  • Menor Que:

  • Existe:

  • Não Existe:

• Agora selecionaremos o que vai acontecer quando a condição for preenchida.

• 

  Existem 4 ações que a questão pode fazer.

  • Aparecer questão: Caso a condição seja preenchida, a segunda questão vai aparecer;

  • Esconder questão: Caso a condição seja preenchida, a segunda questão não irá aparecer;

  • Tornar Obrigatório: Caso a condição seja preenchida, será obrigatório responder a segunda questão;

  • Tornar não obrigatório: Caso a condição seja preenchida, não será obrigatório responder a segunda questão.

• Próximo passo é colocar a situação da condicional.

  • Ativo: A condição está ativa e quando for acionada ela irá disparar a ação;

  • Inativo: Mesmo que a condição seja acionada ela não irá disparar a ação setada.

Ou seja, em nosso exemplo, o respondente terá que informar selecionando “Sim” ou “Não” se há um DPO/Encarregado de dados em sua empresa. Caso ele responda “Não” a segunda questão aparecerá para ele responder o por que não há um DPO na empresa onde ele trabalha. Caso ele responda “Sim” a segunda questão não aparecerá pois setamos que a responda condicional é a alternativa “Não”, o tipo da condicional é “Igual” e a Ação da Condicional é “Aparecer questão” e a Situação da condicional está “Ativo”.

Realizando o envio das avaliações:

Selecionar ‘Enviar’:

Ao checar o e-mail de destinatário:

Clicando no link, teremos:

Nota: Existe a opção ‘Dúvidas’, onde é possível enviar junto ao formulário qualquer dúvida relacionada:

Ao preencher e clicar em ‘Enviar’:

Após clicar em ‘Ok’, o sistema retorna para a tela de preenchimento da avaliação:

Após o devido preenchimento e envio do mesmo, acessando a aba “Minhas resposta” teremos:

Ao selecionar o item:

Ainda na mesma tela, temos 'Comentários de revisão” e também temos a opção de visualizar as ultimas 3 respostas de cada questão.

Ao clicar no botão será exibido abaixo de cada resposta as respostas anteriores contendo data e hora que foram realizadas.

Versões

Governança & Compliance -> Diagnósticos -> Modelos

Modelos prontos → Podem ser duplicados para que seja criado uma versão da mesma.

Meus modelos -> na lista possui um novo botão para criar nova versão e ao editar haverá nova guia chamada de versionamento, no qual terá a lista das versões anteriores e também um botão para criar a versão;