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Para acessar siga o caminho: |
O que é:
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A aba de Meus modelos você poderá criar modelos para utilização em avaliações
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A ferramenta também conta com uma base de avaliações pré-definidas com modelos relacionados as principais normas e regulações de privacidade
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de privacidade, sendo possivel personalizar modelos para utilização em avaliações, como por exemplo uma Avaliações de impacto à privacidade ou uma avaliação de risco de fornecedores.
Essa ferramenta conta com a criação de questões avaliativas altamente personalizável para preenchimento com perguntas, condições e pontuações específicas para cada resposta, além da possibilidade de automações de criação de riscos e medidas para fazer com base no preenchimento realizado.
Essa documentação irá demostrar como realizar a criação de um novo modelo de avaliações e ainda explicar os itens presentes na interface da plataforma.
Índice:
| Table of Contents |
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Na tela, temos as opções de:
Adicionar modelo: crie um novo modelo de avaliação nesse botão.
Modelos prontos: a plataforma disponibiliza alguns modelos prontos padrões baseados na LGPD.
Meus modelos: os seus modelos criados aparecerão nessa aba.
Duplicar: no botão de duplicar você cria uma cópia do modelo escolhido. Caso ele seja um padrão, aparecerá dentro da guia “Meus modelos“, onde poderá ser editado depois.
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Modelos prontos:
Modelos prontos fornecidos pela plataforma são:
DPIA
Iso27000
LIA
vendor SI
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Ao clicar no titulo da avaliação será aberto o modelo. Os modelos padrões não são editáveis, mas é possível utilizar a opção de Duplicar para que seja criada uma copia editável do modelo pré-definido
O botão “Criar Avaliação' irá ser aberto uma aba para criação e edição da avaliação com o modelo que foi escolhido.
Adicionar modelo:
Para adicionar um novo modelo, basta clicar no botão “adicionar modelo”
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Será então aberto uma tela solicitando o modelo, nome do novo modelo, descrição e Template de Maturidade
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| Info |
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Você pode criar Templates de Níveis de maturidade das avaliações. Verifique a documentação: |
Após preencher as informações, basta clicar em salvar.
Campos de edição do modelo
Na pagina haverão primeiramente quatro abas:
Cabeçalho: Define o cabeçalho da avaliação
Corpo: Define as questões de preenchimento e suas categorias
Rodapé: Define o rodapé da pagina
Versionamento: Ferramenta para o versionamento da avaliação
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Os campos de Cabeçalho e Rodapé apresentam um campo de edição de texto que irá refletir ambos em seus respectivos locais na documentação. As edições incluem opções de personalização de texto, inserção de imagem e links:
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Em versionamento é possível criar uma nova versão, onde será descrito a versão atual, as versões anteriores, e a data de criação da nova versão:
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Em Corpo, Nos campos acima é demonstrado algumas informações gerais dos modelos como:
Template de Maturidade: Define o template de maturidade
Nome: Nome do modelo
Descrição: Descrição do modelo
Data de criação: Data em que o modelo foi criado
Este modelo é editável:
Não: Se este modelo possuir avaliações já enviadas ou após o envio da primeira, não será permitida a sua edição.
Sim: Este modelo poderá ser editado mesmo possuindo avaliações que já foram ou serão enviadas.
Logo abaixo haverão as opções de edição das questões da avaliação:
Em seguida, no botão “Adicionar Categoria“ é possível classificar as questões por área, por exemplo, como Segurança, Administrativo, Financeiro, etc.
Cadastrar a categoria e salvar:
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Após salvar as informações, ele retornará para a tela de edição da avaliação.
Selecione a opção “Adicionar questão“:
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Aparecerá a tela a seguir:
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Importar questão existente: Caso já existam questões cadastradas você pode importá-las nesse campo.
Obrigatório: O checkbox é marcado caso a questão seja obrigatória
Ordem: Qual a posição da questão na avaliação
Tipo de questão:
Texto: Questão dissertativa;
Checkbox: Questão com caixa de preenchimento para selecionar ou retirar a seleção no campo;
Número: Questão com quesito númeral. Deverá ser informado um número na resposta;
Combo: Opção de selecionar mais de um item;
Arquivo de Upload: Botão para subir um documento;
Múltipla escolha: Poder marcar mais de uma alternativa;
Sim ou Não: Pergunta com resposta simples sendo sim para positivo e não para negativo;
Data: Questão com formato de data.
Questão: Descreva a pergunta da avaliação.
Campo observações: Marque o Checkbox caso deseje incluir um campo de observações abaixo da questão.
Quantidade de caracteres: Defina o mínimo e máximo de caracteres da observação.
Texto de ajuda: Caso seja necessário incluir um texto de apoio a quem responderá as questões.
Natureza da questão:
Questão avaliativa: A questão será pontuada e contabilizada no Score final para definição do Nível de Maturidade.
Questão informativa: Questão não é contabilizada no score e é utilizada somente para coleta de informações.
Você pode vincular um risco em cada questão. Para isso, abaixo do “Texto de Ajuda” há a opção “Selecione um Risco para vincular com essa questão” e selecionar um risco cadastrado na plataforma.
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Após preencher as informações, clique em “Avançar“:
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| Note |
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Dependendo do Tipo de Questão selecionada, podem aparecer outras opções de Configurações. |
A tela a seguir aparecerá em sequência:
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Primeiro escolha o controle: Selecione a opção de controle que mais se encaixa na questão.
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Agora escolha o critério: Selecione o critério da questão que mais se encaixe.
Referência: Caso queira incluir a referência da questão (Lei, ISO, Artigo etc).
Após selecionadas as opções, pode clicar em “Avançar“:
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Nível de maturidade: Define o nível de maturidade que o sistema pontuará e referente a qual resposta você quer definir a pontuação já cadastrada.
| Info |
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Os Níveis de Maturidade que aparecerão são baseados no modelo selecionado anteriormente. |
Medidas para recomendar: Você pode digitar nesse campo a sugestão de Medida que aparecerá após a resposta da pontuação do avaliado ser definida. Já existem algumas medidas padrões cadastradas, mas você pode incluir manualmente as de sua escolha.
Lembre-se que após selecionar as medidas, você precisa clicar no botão “Adicionar“, para que elas apareçam na área de “Medidas Selecionadas“.
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Adicionar regra: Caso queira definir regras para a questão da avaliação.
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Note que a aba ‘Minhas regras’ lista a regra recém adicionada. Agora é só clicar em ‘Salvar’:
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Depois de adicionar uma ou mais questões ao modelo, temos:
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Criando questão com lógica condicional
Quer que uma questão apareça apenas caso a resposta de alguma questão seja um valor definido por você?
Isto é possível com a edição de condicionais.
Para atribuir uma condição a uma questão é simples.
Vamos criar uma questão de qualquer tipo;
Neste caso foi criada uma questão de resposta simples “Sim” ou “Não”. Onde o respondente informará se sua empresa possui um DPO/Encarregado de dados pessoais.
Criaremos uma nova questão que dependendo da resposta da primeira, ativará a segunda;
Essa questão questiona o por que a empresa não tem um DPO/Encarregado.
Voltando ao menu das questões, vamos selecionar na segunda questão a opção “Condicionais”;
Selecionaremos qual questão que vai ser a dependência desta nossa segunda questão.
No próximo passo vamos selecionar qual a resposta que vai ativar a segunda questão. Como setamos que a primeira questão a resposta é “Sim” ou “Não”, as alternativas da resposta condicional serão também “Sim” ou “Não”. Neste caso, o respondente respondendo a primeira questão utilizando a opção “Não” vai ativar a condição para a segunda questão.
Selecionaremos agora qual o tipo da condição para ativar a segunda questão.
Existem 7 tipos de condicionais.
Igual: A resposta da primeira questão será igual a da condição para ativar a segunda questão;
Diferente: A resposta da primeira questão será diferente a da condição para ativar a segunda questão;
Contém: Se na resposta da primeira questão conter a condição para ativar a segunda questão, então a mesma será ativada;
Maior Que: Caso a questão seja numeral, a condição será ativada se o número for maior que x, sendo x um número variável setado pelo usuário;
Menor Que: Caso a questão seja numeral, a condição será ativada se o número for menor que x, sendo x um número variável setado pelo usuário;
Existe: Caso exista parte da resposta setada na questão, será ativada;
Não Existe: Caso não exista nenhuma parte da resposta setada na questão, será ativada.
Agora selecionaremos o que vai acontecer quando a condição for preenchida.
Existem 4 ações que a questão pode fazer.
Aparecer questão: Caso a condição seja preenchida, a segunda questão vai aparecer;
Esconder questão: Caso a condição seja preenchida, a segunda questão não irá aparecer;
Tornar Obrigatório: Caso a condição seja preenchida, será obrigatório responder a segunda questão;
Tornar não obrigatório: Caso a condição seja preenchida, não será obrigatório responder a segunda questão.
Próximo passo é colocar a situação da condicional.
Ativo: A condição está ativa e quando for acionada ela irá disparar a ação;
Inativo: Mesmo que a condição seja acionada ela não irá disparar a ação setada.
Ou seja, em nosso exemplo, o respondente terá que informar selecionando “Sim” ou “Não” se há um DPO/Encarregado de dados em sua empresa. Caso ele responda “Não” a segunda questão aparecerá para ele responder o por que não há um DPO na empresa onde ele trabalha. Caso ele responda “Sim” a segunda questão não aparecerá pois setamos que a responda condicional é a alternativa “Não”, o tipo da condicional é “Igual” e a Ação da Condicional é “Aparecer questão” e a Situação da condicional está “Ativo”.
Realizando o envio das avaliações:
Selecionar ‘Enviar’:
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Ao checar o e-mail de destinatário:
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Clicando no link, teremos:
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Nota: Existe a opção ‘Dúvidas’, onde é possível enviar junto ao formulário qualquer dúvida relacionada:
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Ao preencher e clicar em ‘Enviar’:
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Após clicar em ‘Ok’, o sistema retorna para a tela de preenchimento da avaliação:
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Após o devido preenchimento e envio do mesmo, acessando a aba “Minhas resposta” teremos:
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Ao selecionar o item:
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Ainda na mesma tela, temos 'Comentários de revisão” e também temos a opção de visualizar as ultimas 3 respostas de cada questão.
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Ao clicar no botão será exibido abaixo de cada resposta as respostas anteriores contendo data e hora que foram realizadas.
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Versões
Governança & Compliance -> Diagnósticos -> Modelos
Modelos prontos → Podem ser duplicados para que seja criado uma versão da mesma.
Meus modelos -> na lista possui um novo botão para criar nova versão e ao editar haverá nova guia chamada de versionamento, no qual terá a lista das versões anteriores e também um botão para criar a versão;
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Lista de modelos
Ao acessar a pagina, você conseguirá visualizar os modelos de avaliações já criados.
Por padrão já disponibilizamos o template de quatro modelos prontos da plataforma, sendo eles: Venrdor SI, Iso27000, LIA e DPIA.
Você pode filtrar os modelos existentes pelo seu nome na Caixa de pesquisa, ou utilizar o ícone de de filtro para realizar uma busca utilizando mais parâmetros.
Há também na lista a opção de duplicar modelos já existentes, criando uma nova versão sem necessariamente modificar o modelo já existente. Ao lado, no botão de lixeira é possivel excluir os modelos criados, sendo uma ação de exclusão permanente do sistema.
Criando um modelo personalizado
Ainda na lista de modelos, você pode clicar no botão + Modelo para adicionar um novo modelo personalizado, onde você será direcionado para aba de criação e edição.
informações:
Na aba de informações serão descritas as definições gerais do modelo, além dos campos de descrição e nome que são campos que serão incluídos conforme o contexto da sua criação, dois campos são definidos nessa etapa:
Template de Maturidade: Esse template será utilizado na pontuação das questões, sendo possivel utilizar um template padrão ou criar um template personalizado com base nas regras de pontuações da organização.
Tipo de calculo para pontuação: Aqui será definido se o calculo será feito por subtração ou por média. via subtração, será subtraído do valor total um montante conforme a revisão do avaliador, já na média, será realizado a soma das pontuação e o resultado será dividido pelo numero de questões.
| Info |
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Cálculos diferentes requerem uma visão de revisão diferente, que podem ser confundidas alguns revisores, em caso de duvidas consulte a documentação: Cálculo da Nota das Avaliações |
Questões:
Nessa sessão serão adicionadas as Categorias e Questões do modelo de avaliação:
Uma categoria é uma forma de agrupamento de questões, elas são utilizadas para definir com mais organização os conjuntos de questões dos formulários com base nos critérios da empresa. Caso não se deseje utilizar diversas categorias, pode-se criar apenas uma categoria geral para todas questões.
Após criada pelo menos uma categoria, você pode adicionar uma nova questão no ícone + Questão, onde você será direcionado para aba de criação da nova questão. Após a criação da questão, ela será exibida na lista da sua categoria, você pode edita-la ou exclui-la nos ícones de ação.
Design :
Por ultimo, você pode definir as opções de design para esse modelo criado. Recomendamos utilizar a paleta de cores da organização para uma melhor identidade visual do formulario, além da inclusão da logo da empresa que será utilizada no modelo.
