A plataforma da Privacy Tools possui 4 formatos de fornecer as respostas aos usuários:
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Manual
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O atendente responde um pedido do usuário de forma manual anexando arquivos e buscando as respostas sem automação.
(padrão da plataforma)
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Assistido
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O atendente responde manual mas se utiliza de templates de respostas já pré-configurados na plataforma para cada tipo/categoria de solicitação
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Automático
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O sistema busca os dados pessoais e responde diretamente ao usuário sem interferência de nenhum atendente.
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Semiautomático
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O sistema busca os dados pessoais, registra a possível resposta em uma anotação privada no procotolo de atendimento mas não responde diretamente ao usuário, depende do atendente fazer uma análise e responder manualmente com o que ele deseja enviar.
Habilitando o modo Assistido
Para utilizar o modo de assistência de respostas siga os seguintes passos:
Acesse o menu Configurações → Preferências → Tipos de direitos
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2. Selecione ou adicione um novo “Tipo de Direito“:
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3. Na tela de edição desça até o tópico “Respostas padrões” onde é possível configurar templates de respostas que poderão ser utilizados no momento da resposta ao titular de dados:
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Habilitando o modo Semiautomático
O modo semiautomático depende de como você configurou o tipo de direito que está sendo atendido. Alguns tipos como “anonimização” podem precisar de um trabalho adicional de moderação. Para habilitar é muito simples:
Acesse o menu Configurações → Preferências → Tipos de direitos.
Escolha o tipo e na tela de edição modifique o campo abaixo para “NÃO”. Com isso todo pedido que tiver uma busca automática de dados, a resposta NÃO será enviada diretamente ao usuário e ficará como uma anotação interna no protocolo.
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Habilitando o modo Automático
O modo automático depende de como você configurou o tipo de direito que está sendo atendido. Alguns tipos como “acesso a dados” podem ser automatizados. Para habilitar é muito simples:
Acesse o menu Configurações → Preferências → Tipos de direitos.
Escolha o tipo e na tela de edição modifique o campo abaixo para “SIM”. Com isso todo pedido que tiver uma busca automática de dados, a resposta será enviada diretamente ao usuário .
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Criando template personalizados para envio de e-mails
Você pode criar template personalizados de respostas, confirmação e solicitação.
Basta ir em: Privacidade→ Direitos do titular → Automação.
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Selecione um template existente ou crie um novo.
Editando um template existente
Selecione o template que você deseja e editar e clique no botão azul com o ícone de um lápis.
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Após isso abrirá uma janela com o código html do template selecionado para que possa ser realizada a edição.
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Conforme você for editando, pode visualizar como está ficando o resultado clicando no botão “Visualizar” a direita da tela.
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Ao finalizar a edição desejada, clique no botão “Ok”.
Caso você tenha salvo alguma edição que não deseja que permaneça ou queira voltar a resposta para o padrão, basta clicar no botão a direita em vermelho.
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Para criar um template de resposta automática do zero, clique no botão “+”
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Após isso abrirá um campo em branco para serem realizadas as edições:
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Você pode selecionar o tipo de template e explicar para qual uso será realizado o template.
| Panel | ||
|---|---|---|
| ||
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Nessa aba é possivel configurar algumas automações no atendimento as solicitações do titular, incluindo envio de e-mails personalizados, Busca de dados automática na base de titulares, alteração de templates de respostas, além da integração com data finder.
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Configurações gerais das solicitações de titulares
Notificação por email
É possivel adicionar um ou mais email para receberem notificações quando uma solicitação de titulares é recebida. Para adicionar mais de um email é necessario separa-los por virgula.
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Bloqueio de interação por email
Com essa opção ativa, o sistema irá desconsiderar respostas enviadas diretamente por email, sendo obrigatório a interação pelo portal da privacidade.
| Info |
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Recomendamos que ao utilizar essa função, seja especificado a partir dos templates de e-mails ou pelas respostas que o canal de comunicação do titular é o portal da privacidade da empresa. |
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Busca de dados na base de titulares de dados
Com essa configuração, o sistema irá incluir um processo de automação, onde será realizado a coleta de informações dos titulares, dentro da base de titulares cadastrados no sistema da Privacy Tools (Na aba de Titulares de dados).
Após a confirmação de identidade do titular, a solicitação irá entrar no status: Em automação, após isso, caso seja identificado dados do titular vinculados ao seu email, a plataformairá informar uma lista das informações obtidas na aba de anotações.
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| Note |
|---|
Essa automação é sobreposta caso seja configurada a busca de dados utilizando a ferramenta de Data Finder. |
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Template de envio de e-mails
Por padrão, a plataforma já possui modelos de HTML padrões para constituir os e-mails enviados, é possivel verificar o
Template padrões do sistema:
O sistema possui 5 Template padrões
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API para Automação de respostas
Caso você queira automatizar o atendimento a plataforma oferece algumas integrações e possibilidades.
Integração Data Discovery | A plataforma busca dados pessoais através de integração nativa com o data |
Discovery | |
Execução síncrona | A plataforma faz a chamada de um |
web-service seu para busca de dados | |
Customização assíncrona | Customização com |
web-service e componente “middleware” de integração de bancos de dados. |
Customização
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Assíncrona:
A customização assíncrona é utilizado em casos de estruturas mais complexas onde um simples “request/GET” não seria suficiente para busca de dados pessoais. Isso envolve atividades como:
Queries em bancos de dados estruturados;
Conexões com coleções NoSQL;
Chamadas em webservices web-services SOAP/REST do cliente e fornecedores;
Autenticações OAUTH para utilização de serviços;
Programação e Lógicas de negócio embutidas.
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Nesses casos recomendamos que o próprio cliente construa uma camada “facade” (API) de serviços que façam as conexões com as suas bases de dados e entreguem para a plataforma os serviços para integração conforme modelos abaixo.
Serviço de autenticação A API deve possuir algum serviço de autenticação para que a Privacy Tools possa fazer as chamadas aos serviços. Essa autenticação pode ser forte ou fraca, tais como:
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API “buscaDadosDoTitular”
Esses são os dados que serão enviados ao titular e que passarão pela moderação do DPO antes do envio.
Entrada | Saída |
Email do usuário Chaves de autenticação do Conector | Objeto JSON estruturado com todos os dados pessoais do titular solicitado. |
API “verificaDadosTitular”
Essa API serve para entregar ao titular de dados pessoais os tipos de dados pessoais que a empresa possui mas não os dados.
Entrada | Saída |
E-mail do usuário Chaves de autenticação do Conector | Retornar um Array com a lista de quais dados pessoais são processados. Exemplo {“nome”,”cpf”,”foto”} |
API “removeDadosTitular”
A etapa de remoção é uma etapa sensível, pois exige uma análise tanto sistêmica, do ponto de vista de da integridade de dos dados, quanto jurídica e comercial. Separamos a A remoção é dividida em duas etapas, : uma etapa de solicitação da remoção e uma segunda etapa da de efetiva remoção.
Entrada | Saída |
E-mail do usuário Chaves de autenticação do Conector | O sistema deverá fazer uma checagem interna se ele pode remover os dados do titular ou não. Sendo negativo, retornar uma mensagem negativa com um código de erro. O sistema irá apresentar a justificativa ao DPO sobre o motivo de não poder remover. Caso positivo o sistema deverá retornar um token. |
API “confirmaRemoveDadosTitular”
O DPO receberá o token confirmando que aquele titular pode ser removido. Antes de remover o DPO irá fazer a sua análise jurídica e comercial para checar se realmente a remoção pode ser feita e uma vez confirmada ele utilizará o token para fazer o “commit” das remoções usando esse serviço.
Entrada | Saída |
Token do pedido de remoção Chaves de autenticação do Conector | Mensagem de sucesso ou erro |
API “correçãoDeDados”
Para poder pedir a correção de dados primeiro será chamada a API “buscaDadosDoTitular” para exibir os dados atuais. O titular poderá modificá-los e submeter um objeto json JSON atualizado com a solicitação de correção de dados.
O sistema não permitirá a alteração de dados chave como CPF e e email-mail.
Entrada | Saída |
E-mail do usuário Chaves de autenticação do Conector Objeto JSON com os dados corrigidos | Mensagem de sucesso ou erro da atualização. |
API “listaParceirosDados”
Essa API serve para entregar ao titular de dados pessoais quais os fornecedores ou tipos de fornecedores com os quais o banco compartilhou os dados pessoais.
Entrada | Saída |
E-mail do usuário Chaves de autenticação do Conector | Retornar um Array com o nome dos fornecedores ou os segmentos das empresas com as quais foram compartilhados os dados do titular. |