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Passo a Passo:
Índice:
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Na tela, temos as opções de:
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Será então aberto uma tela solicitando o modelo, nome do novo modelo, descrição e Template de Maturidade:
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| Info |
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Você pode criar Templates de Níveis de maturidade das avaliações. Verifique a documentação: |
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Cabeçalho: Define o cabeçalho da avaliação
Corpo: Define as questões de preenchimento e suas categorias
Rodapé: Define o rodapé da pagina
Versionamento: Ferramenta para o versionamento da avaliação
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Cabeçalho e Rodapé
Os campos de Cabeçalho e Rodapé apresentam um campo de edição de texto que irá refletir ambos em seus respectivos locais na documentação. As edições incluem opções de personalização de texto, inserção de imagem e links:
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Versionamento
Em versionamento é possível criar uma nova versão, onde será descrito a versão atual, as versões anteriores, e a data de criação da nova versão:
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Corpo
Em Corpo, Nos campos acima é demonstrado algumas informações gerais dos modelos como:
Template de Maturidade: Define o template de maturidade
Nome: Nome do modelo
Descrição: Descrição do modelo
Data de criação: Data em que o modelo foi criado
Este modelo é editável:
Não: Se este modelo possuir avaliações já enviadas ou após o envio da primeira, não será permitida a sua edição.
Sim: Este modelo poderá ser editado mesmo possuindo avaliações que já foram ou serão enviadas.
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Criando categorias
Logo abaixo haverão as opções de edição das questões da avaliação:
Em seguida, no botão “Adicionar Categoria“ é possível classificar as questões por área, por exemplo, como Segurança, Administrativo, Financeiro, etc.
Cadastrar a categoria e salvar:
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Após salvar as informações, ele retornará para a tela de edição da avaliação.será aberto um pop-up onde você poderá inserir informações para referenciar a categoria.
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Adicionando questões
Selecione a opção “Adicionar questão“ sera apresentado um pop-up onde será realizado três etapas para criação da questão:
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Aparecerá a tela a seguir:
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Na primeira etapa são realizadas as configurações gerais das questões:
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Importar questão existente: Caso já existam questões cadastradas você pode importá-las nesse campo.
Obrigatório: O checkbox é marcado caso a questão seja obrigatória
Ordem: Qual a posição da questão na avaliação
Tipo de questão:
selecione o tipo de questão
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Questão: Descreva a pergunta da avaliação.
Campo observações: Marque o Checkbox caso deseje incluir um campo de observações abaixo da questão.
Quantidade de caracteres: Defina o mínimo e máximo de caracteres da observação.
Texto de ajuda: Caso seja necessário incluir um texto de apoio a quem responderá as questões.
Natureza da questão:
Questão avaliativa: A questão será pontuada e contabilizada no Score final para definição do Nível de Maturidade.
Questão informativa: Questão não é contabilizada no score e é utilizada somente para coleta de informações.
Você pode vincular um risco em cada questão. Para isso, abaixo do “Texto de Ajuda” há a opção “Selecione um Risco para vincular com essa questão” e selecionar um risco cadastrado na plataforma.
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Após preencher as informações, clique em “Avançar“:
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| Note |
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Dependendo do Tipo de Questão selecionada, podem aparecer outras opções de Configurações. |
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Após preencher as informações, clique em “Avançar“:
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A tela a seguir aparecerá em sequência:
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Escolha o controle: Selecione a opção de controle que mais se encaixa na questão.
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Escolha o critério: Selecione o critério da questão que mais se encaixe.
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Referência: Caso queira incluir a referência da questão (Lei, ISO, Artigo etc).
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Após selecionadas as opções, pode clicar em “Avançar“:
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ao selecionar “Avançar“ será aberto a próxima tela de configuração:
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Nível de maturidade: Define o nível de maturidade que o sistema pontuará e referente a qual resposta você quer definir a pontuação já cadastrada.
| Info |
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Os Níveis de Maturidade que aparecerão são baseados no modelo selecionado anteriormente. |
Medidas para recomendar: Você pode digitar nesse campo a sugestão de Medida que aparecerá após a resposta da pontuação do avaliado ser definida. Já existem algumas medidas padrões cadastradas, mas você pode incluir manualmente as de sua escolha.
| Note |
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Lembre-se que após selecionar as medidas, você precisa clicar no botão |
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“Adicionar“, para que elas apareçam na área de |
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“Medidas Selecionadas“. |
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Adicionar regra: Caso queira para definir regras para a questão da avaliação.
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Note que a aba ‘Minhas regras’ A aba “Minhas regras” lista a regra recém adicionada. Agora é só clicar em ‘Salvar’:
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Depois de adicionar uma ou mais questões ao modelo, temos:
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Criando questão com lógica condicional
Quer que uma questão apareça apenas caso a resposta de alguma questão seja um valor definido por você?
Isto é possível com a edição de condicionais.
Para atribuir uma condição a uma questão é simples.
Vamos criar uma questão de qualquer tipo;
Neste caso foi criada uma questão de resposta simples “Sim” ou “Não”. Onde o respondente informará se sua empresa possui um DPO/Encarregado de dados pessoais.
Criaremos uma nova questão que dependendo da resposta da primeira, ativará a segunda;
Essa questão questiona o por que a empresa não tem um DPO/Encarregado.
Voltando ao menu das questões, vamos selecionar na segunda questão a opção “Condicionais”;
Selecionaremos qual questão que vai ser a dependência desta nossa segunda questão.
No próximo passo vamos selecionar qual a resposta que vai ativar a segunda questão. Como setamos que a primeira questão a resposta é “Sim” ou “Não”, as alternativas da resposta condicional serão também “Sim” ou “Não”. Neste caso, o respondente respondendo a primeira questão utilizando a opção “Não” vai ativar a condição para a segunda questão.
Selecionaremos agora qual o tipo da condição para ativar a segunda questão.
Existem 7 tipos de condicionais.
Igual: A resposta da primeira questão será igual a da condição para ativar a segunda questão;
Diferente: A resposta da primeira questão será diferente a da condição para ativar a segunda questão;
Contém: Se na resposta da primeira questão conter a condição para ativar a segunda questão, então a mesma será ativada;
Maior Que: Caso a questão seja numeral, a condição será ativada se o número for maior que x, sendo x um número variável setado pelo usuário;
Menor Que: Caso a questão seja numeral, a condição será ativada se o número for menor que x, sendo x um número variável setado pelo usuário;
Existe: Caso exista parte da resposta setada na questão, será ativada;
Não Existe: Caso não exista nenhuma parte da resposta setada na questão, será ativada.
Agora selecionaremos o que vai acontecer quando a condição for preenchida.
Existem 4 ações que a questão pode fazer.
Aparecer questão: Caso a condição seja preenchida, a segunda questão vai aparecer;
Esconder questão: Caso a condição seja preenchida, a segunda questão não irá aparecer;
Tornar Obrigatório: Caso a condição seja preenchida, será obrigatório responder a segunda questão;
Tornar não obrigatório: Caso a condição seja preenchida, não será obrigatório responder a segunda questão.
Próximo passo é colocar a situação da condicional.
Ativo: A condição está ativa e quando for acionada ela irá disparar a ação;
Inativo: Mesmo que a condição seja acionada ela não irá disparar a ação setada.
Ou seja, em nosso exemplo, o respondente terá que informar selecionando “Sim” ou “Não” se há um DPO/Encarregado de dados em sua empresa. Caso ele responda “Não” a segunda questão aparecerá para ele responder o por que não há um DPO na empresa onde ele trabalha. Caso ele responda “Sim” a segunda questão não aparecerá pois setamos que a responda condicional é a alternativa “Não”, o tipo da condicional é “Igual” e a Ação da Condicional é “Aparecer questão” e a Situação da condicional está “Ativo”.
Realizando o envio das avaliações:
Selecionar ‘Enviar’:
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Ao checar o e-mail de destinatário:
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Clicando no link, teremos:
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Nota: Existe a opção ‘Dúvidas’, onde é possível enviar junto ao formulário qualquer dúvida relacionada:
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Ao preencher e clicar em ‘Enviar’:
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Após clicar em ‘Ok’, o sistema retorna para a tela de preenchimento da avaliação:
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Após o devido preenchimento e envio do mesmo, acessando a aba “Minhas resposta” teremos:
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Ao selecionar o item:
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Ainda na mesma tela, temos 'Comentários de revisão” e também temos a opção de visualizar as ultimas 3 respostas de cada questão.
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Ao clicar no botão será exibido abaixo de cada resposta as respostas anteriores contendo data e hora que foram realizadas.
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Versões
Governança & Compliance -> Diagnósticos -> Modelos
Modelos prontos → Podem ser duplicados para que seja criado uma versão da mesma.
Meus modelos -> na lista possui um novo botão para criar nova versão e ao editar haverá nova guia chamada de versionamento, no qual terá a lista das versões anteriores e também um botão para criar a versão;
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Após configurada as minhas regras, basta utilizar o botão “salvar” para salvar a questão.
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Depois de adicionar uma ou mais questões ao modelo, temos:
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| Info |
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As alterações dos modelos são salvos automaticamente. |